Cotisations – Comment préparer une nouvelle saison ?

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En règle générale, nous assurons la gestion de notre association sur une période bien définie. Pour la grande majorité des associations, cette période est calquée, soit sur l’année civile, soit sur l’année scolaire. Certains parlent de période, d’autres de saison ou d’exercice.

Et pour B-Association ?

Le logiciel apporte la plus grande souplesse possible dans cette gestion et permet en fait de gérer deux « périodes » ; la période de cotisation et l’exercice comptable. Dans la pratique, ces deux périodes couvrent en principe la même plage de dates mais B-Association autorise deux plages de dates différentes. Vous pouvez ainsi gérer votre exercice comptable sur l’année civile et votre période cotisation sur l’année scolaire. Vous pouvez également gérer pour la période comme pour l’exercice, une plage de date à votre convenance ; du 01/04/2023 au 31/03/2024 par exemple.

Quelques règles de base

Quelle que soit la plage de date choisie, il vous faudra simplement respecter ces quelques règles de bon sens ;

  • Deux périodes de cotisations ou deux exercices comptables ne peuvent pas se chevaucher (contrôlé par le logiciel),
  • Ne laissez pas de « trou » entre 2 périodes ou 2 exercices (non contrôlé par le logiciel).

Dans le second cas, ne créez pas par exemple un exercice comptable du 01/09/2022 au 30/06/2023 en faisant commencer le suivant le 01/09/2023. Dans ce cas, la période du 01 juillet au 31 août n’est couverte par aucun exercice comptable. Si vous saisissez une écriture comptable ayant une date au 15/07, elle ne sera comptabilisée dans aucun exercice comptable et votre bilan sera faussé.

Commencer une nouvelle période

Que ce soit pour commencer votre gestion ou préparer une nouvelle saison pour les uns, une nouvelle période ou une nouvelle année pour d’autres, bref pour gérer les réinscriptions, un certain nombre de vérifications, de mises à jour et de saisies sont à réaliser en suivant un ordre logique.

Adhérents / Cotisations

Toutes les notions (types d’adhérents, sections, …) décrites ci-dessous sont expliquées en détail dans le Tutoriel cotisations. La création des cotisations nécessite d’avoir bien préparé auparavant tout ce qui concerne les adhérents ;

Types d’adhérents

Les paramètres de chacun de vos types d’adhérent ont peut être changés depuis la période de cotisations précédente. Certains types d’adhérent paient désormais la cotisation annuelle ou les montants préférentiels votés en assemblée ont été augmentés ou diminués.

Liste des adhérents

Contrairement à certaines croyances, il n’existe qu’une et une seule liste d’adhérents dans B-Association. C’est cette même liste que vous allez utiliser au fil des saisons. Pour conserver un historique des saisons précédentes, utilisez la notion de sections décrite ci-dessous.

Vérifiez donc que votre liste d’adhérent soit bien à jour en y ajoutant les nouveaux, rendez inactifs ceux qui ne renouvellent pas leur adhésion.

Astuce

Certaines associations rendent tous leurs adhérents inactifs (voir le tutoriel) en début de saison et les repassent en Actifs au fur et à mesure de leur réinscription. Ceci a pour avantage de savoir précisément où vous en êtes mais aussi de pouvoir utiliser le bouton Initialiser dans le module cotisations pour que B-Association ajoute automatiquement une cotisation pour les derniers inscrits. 

Période de cotisation

La création d’une nouvelle période vous permet d’en déterminer les dates de début et de fin, de fixer les montants du droit d’entrée et de la cotisation annuelle s’ils existent. Attention aux montants saisis ou non ici, ils sont très importants (voir le tutoriel).

Gérer les sections

Une section ne peut être rattachée qu’à une seule période. A chaque nouvelle période, créez vos sections que vous rattacherez à la nouvelle période créée. Affectez ensuite vos adhérents sur chacune des sections. Ceci vous permet de définir de nouveaux tarifs pour chaque section si nécessaire mais aussi de conserver en mémoire la composition des sections des années précédentes. Il est également possible de dupliquer tous les adhérents d’une section d’une période précédente.

Gérer les foyers

Vérifiez que votre liste de foyers est à jour. N’y a-t-il pas de nouveaux foyers ou de nouveaux membres à rattacher aux foyers ? Tous les membres qui composent le foyer ont-ils reconduit leur adhésion ? Pour un membre rattaché au foyer qui n’aurait pas reconduit son adhésion, il suffira de le rendre inactif, mais pour un Chef de famille, il faudra reconstituer le foyer.

Générer automatiquement les cotisations

Il ne vous reste plus qu’à créer les cotisations. Si vous avez bien effectué toutes les opérations précédemment décrites, il vous suffit de sélectionner la nouvelle période dans l’écran de gestion des cotisations. Et de cliquer sur le bouton magique « Initialiser ». Le bouton Initialiser peut désormais être utilisé autant de fois que souhaité (Versions WEB, PRO4 et supérieures). Seules les nouveaux adhérents actifs seront ajoutés aux cotisations existantes. 

B-Association générera automatiquement une cotisation pour chaque adhérent et pour chaque foyer en tenant compte pour chacun d’eux de leurs paramètres personnalisés et de leurs sections de rattachement. Sachez que chaque cotisation générée automatiquement reste ensuite modifiable en cas de besoin. Il ne vous restera plus qu’à enregistrer pour chacun d’eux le ou les paiements de leur cotisation.

Tous les paramètres que vous avez créés ou modifiés ici seront utilisés par B-Association pour chaque cotisation créée. En aucun cas les cotisations existantes ne sont mises à jour avec les nouveaux paramètres, quelle que soit la période.

Comptabilité

B-Association n’est pas un vrai logiciel de comptabilité. Il fonctionne comme un simple compte de trésorerie. Vous ne trouverez donc pas de saisie en partie double, pas de notion de clôture d’exercice comptable, de report d’un exercice sur un autre, de compte de résultat, etc…

Lorsque vous terminez un exercice comptable, il vous suffit donc de ;

  • Imprimer votre bilan par exercice
  • Créer un nouvel exercice comptable.

Les écritures que vous saisissez sont rattachées à un exercice comptable lorsque la date de l’écriture est incluse dans la plage de dates couverte par l’exercice comptable

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