STOCKAGE – Gestion des documents

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Depuis mai 2023, chaque association bénéficie d’un espace de stockage sur le serveur sécurisé de BAWeb, la version WEB de B-Association.

Il est possible d’importer des documents pour les attacher à des écritures comptables. Vous pouvez également enregistrer les documents édités dans BAWeb pour les réutiliser ensuite.
C’est cette fonction que l’on va voir dans ce tuto.

« Imprimer » un document BAWEB

Les boutons « Imprimer » sont présents partout dans BAWeb. Ils permettent d’éditer un document de type reçu, attestation, publipostage, etc.
Plusieurs possibilités s’offrent à vous désormais :

Enregistrer sur votre ordinateur ou imprimer

Vous pouvez toujours enregistrer le document sur votre navigateur en cliquant sur la disquette ou flèche vers le bas (suivant le navigateur).
La boite de dialogue du navigateur vous invite à choisir l’emplacement et le titre du document PDF.

Le logo imprimante vous permet d’ouvrir directement la boite de dialogue pour l’impression.

Enregistrer sur le serveur

En bas de l’écran, vous avez la possibilité de définir le nom du document. Par défaut un nom unique est proposé dans la plupart des cas

Puis vous choisissez le dossier dans lequel s’enregistre le document.

Pour créer un nouveau dossier, il suffit de cliquer sur le bouton « + » et d’entrer le nom souhaité.

Cliquez enfin sur « Enregistrer sur le serveur » et un message vous prévient du bon déroulé de l’enregistrement.

Fermer la visualisation

Fermez alors l’écran de visualisation du document quand vous n’en n’avez plus besoin. Vous revenez alors sur le précédent écran.


Gérer les documents

Dans le menu ASSOCIATION / Stockage sur serveur, vous trouvez les listes des documents et des dossiers.
Il est possible de gérer les sauvegardes de votre base de données. Consultez le tuto correspondant pour plus d’infos.

A noter qu’il est facile de savoir où vous en êtes sur l’utilisation de votre espace de stockage associatif.

Nous retrouvons le document fraichement enregistré

Vous avez la possibilité de voir un aperçu sur une fenêtre de visualisation.
Vous pouvez également renommer le fichier, le déplacer dans un autre dossier ou le supprimer définitivement du serveur.

Le fonctionnement est similaire pour les dossiers. Vous pouvez en créer de nouveaux, les modifier ou les supprimer.

Envoi par email

Un avantage de cette gestion documentaire sur le serveur est que vous pouvez désormais envoyer par email les documents édités dans BAWeb sans avoir à les manipuler sur votre pc

Vous avez la possibilité d’afficher un aperçu du document sélectionné ou de l’envoyer.

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