Pièces comptables, numérotation

lots of numbers

Partager cet article

Explications

Pour classer, archiver et retrouver facilement tous vos documents ou pièces comptables, tels qu’une facture, un ticket de carte bleue, un talon de chèque, etc., il est indispensable de les numéroter.  Pour vous aider dans cette tâche, B-Association peut vous aider à numéroter automatiquement vos pièces comptables.

Activer / Désactiver la fonctionnalité.

Comme il est préférable de classer vos documents comptables par exercice comptable, l’activation de la numérotation se fait logiquement au niveau de l’écran de saisie d’un exercice comptable.

 Créer un exercice comptable

Cliquez sur Comptabilité dans la page d’accueil ou sur Comptes et Relevé de compte dans le menu. Vous arrivez directement dans le relevé de compte. Cliquez ensuite sur le bouton « Gérer les exercices » ;

Dans la liste des exercices, cliquez sur Nouveau. L’écran de saisie s’affiche ;

Dans l’exemple ci-dessus, j’ai saisi le libellé de mon exercice : 2013 (d’autres saisies sont possibles ; 2012-2013 ou 2012/2013 par exemple), en indiquant comme période du 1er janvier au 31 décembre de l’année 2013. En tapant sur « Tabulation » pour passer de champ en champ, j’arrive sur le champ n° pièce comptable. Il a été automatiquement complété par B-Association : 2013-0000 dans l’exemple.

Le libellé de l’exercice est repris auquel a été ajouté un tiret et quatre zéros. Vous avez la possibilité de personnaliser comme bon vous semble ce format. Mais il doit obligatoirement se terminer par quatre zéros. Exemple BA-2013-0000 ou TENNIS 2013 – 0000.

Si vous ne souhaitez pas numéroter automatiquement vos pièces comptables, il vous suffit de laisser le champ N° pièce comptable vide.

Saisie des écritures comptables

Lors de la saisie d’une nouvelle écriture comptable (bouton Nouveau en dessous du relevé de compte), B-Association effectue automatiquement deux opérations ;

Date

Par défaut la date du jour est automatiquement proposée. Ou la dernière date utilisée si vous avez déjà saisi d’autres transactions avant celle-ci. Dans tous les cas, la date proposée est modifiable.

N° pièce comptable

B-Association a automatiquement recherché à quel exercice comptable la date saisie correspond. Il a ensuite consulté le champ N° de pièce comptable de cet exercice. 

  • Si un numéro a été trouvé au niveau de l’exercice comptable, B-Association propose automatiquement le n° suivant : 2013-0001 dans notre exemple,
  • S’il n’y a aucun n°, le champ N° de pièce comptable de l’écran de saisie de la transaction restera vide.

Lorsque vous validerez l’écran de saisie de l’écriture comptable, B-Association garde en mémoire le n° de pièce comptable saisi  et vérifie s’il est plus grand que celui qui se trouve au niveau de l’exercice comptable. S’il est plus grand comme dans notre exemple 2013-0001, il est enregistré dans l’exercice comptable, sinon c’est le n° existant dans l’exercice comptable qui est conservé.

Cela permettra de proposer automatiquement le 2021-0002 lors de la saisie d’une nouvelle écriture comptable et ainsi de suite.

Modifier le n° pièce comptable

Vous avez bien sûr, et comme pour tous les champs complétés automatiquement par le logiciel, possibilité de modifier le numéro proposé : 2013-0001 dans notre exemple en 2013-0059 par exemple. B-Association vérifiera instantanément si le n° saisi n’a pas déjà été utilisé dans l’exercice comptable correspondant. S’il a déjà été utilisé, un message d’erreur vous en informera. Il vous faudra donc modifier votre saisie.

Sauvegarde du n° saisi

Même principe que ci-dessus, lors de la validation de l’écran de saisie de l’écriture comptable, B-Association enregistrera le n° saisi dans l’exercice comptable, seulement sil est plus grand que celui existant dans l’exercice comptable.

Il n’y a pas de vérification de numéros manquants. Si le n° proposé par B-Association était 2013-0120 et que vous l’avez modifié en 2013-0126, c’est le numéro 2013-00126 qui sera enregistré dans l’exercice comptable et la prochaine saisie prendra le n°2013-0127. B-Association ne s’occupera pas que les n° 121 à 125 n’ont pas été utilisés. Mais vous pourrez les utiliser en les saisissant manuellement si vous le souhaitez.

D'autres tutoriels qui peuvent vous intéresser

group of people standing indoors
ADHÉRENTS - Adhérents

ADHERENTS : Utiliser les actions groupées

La page Adhérents présente désormais une nouvelle fonctionnalité : les actions groupées. Ces actions sont de plusieurs types : gestion de l’état de l’adhérent, affectation à une période ou à un pôle. Sélectionner le ou les adhérents Avant d’appliquer une action groupée, il faut d’abord sélectionner un ou plusieurs adhérents. Le logiciel sait alors à

mailboxes attached to a wall
ADHÉRENTS - Adhérents

ADHERENTS : Attacher des fichiers

La version WEB de B-Association propose depuis 2023 d’attacher des documents et de les stocker sur le serveur sécurisé dédié. Vous avez la possibilité désormais d’attacher des fichiers aux adhérents. Nouvelle présentation Pour ajouter un document, il faut vous rendre sur la liste des adhérents, rubrique ADHERENTS / Adhérents.Puis cliquez sur l’adhérent voulu et le

Vous n'avez pas trouvé la réponse à votre question ?

Contactez-nous via le formulaire d'assistance en étant le plus précis possible

vous avez une question