B-Association WEB est désormais connecté aux données d’HelloAsso (plus d’informations ici).
Lors de la connexion à votre compte HelloAsso, ou à l’actualisation des données, B-Association ira chercher les correspondances et va vous interroger pour les informations dont il n’est pas sûr.
Ceci va permettre à B-Association de gérer en automatique les informations reçues.
Correspondance des articles
Les articles sont les éléments commandés par les inscrits à vos formulaires HelloAsso.
Dans B-Association, seules les campagnes d’adhésions (cotisations) peuvent être gérées pour le moment.
A terme, les activités et matériels pourront être gérées en automatique.
Il s’agit désormais d’indiquer à B-Association à type de cotisations les articles correspondent :
Sur la partie gauche (HelloAsso), vous trouvez :
- le nom de la campagne en haut
- le nom de l’article tel qu’il est entré sur HelloAsso
- le montant de l’article
Sur la partie droite (B-Association WEB), vous avez 3 listes déroulantes comprenant :
- Le type de cotisation
- Droit d’entrée
- Cotisation annuelle
- Cotisation section 1
- Cotisations section 2
- Tarif ponctuel
- Type d’adhérent
- La période précédemment choisie
- La liste en fonction du type sélectionné
Il s’agit donc de sélectionner le type correspondant, vérifier la période de cotisation et le champ correspondant à l’article d’HelloAsso.
Dans l’exemple, il y en a 117 et celui en cours de traitement est 64/117 (en haut à droite).
Droit d’entrée
Vous ne devriez avoir qu’un seul article Droit d’entrée sur chaque période de cotisation. Pour rappel, ce montant n’est à payer par un nouvel adhérent qu’à sa première cotisation. C’est le montant défini pour l’autoriser à rejoindre votre association (cas peu fréquent).
Cotisation annuelle
Si l’article est une cotisation annuelle, il viendra en tant que tel dans le calcul de la cotisation, en fonction de la période sélectionnée.
Cotisation section
Si l’article en provenance d’HelloAsso correspond à une section dont fait partie l’adhérent, il faut ensuite définir 2 choses :
Le montant correspond au tarif 1 ou 2 de la cotisation section
Choisir ensuite la section concernée, parmi celles de la période concernée. Si elle n’existe pas, cliquez sur « Créer section » puis sélectionner-la et B-Association créera la section en fonction des infos reçues.
Tarif ponctuel
Si l’adhérent à choisi sur HelloAsso un tarif considéré comme ponctuel, c’est ce type de cotisation qu’il faut sélectionner.
Si le tarif n’exsite pas encore dans la liste déroulante, cliquez sur « Créer tarif ponctuel » puis sélectionner-le
Type d’adhérent
Si les articles de votre campagnes d’adhésion se rattachent à des types d’adhérents, veuillez sélectionner ce type de cotisation.
Par défaut, un article de type « type d’adhént » ne pourra créer qu’une cotisation annuelle.
Vous devez ensuite valider ou ignorer cet article :
- Valider : les informations validées seront conservées pour être utilisées ailleurs dans le logiciel
- Ignorer : ce champ libre ne vous est pas (ou plus) nécessaire et les données ne seront pas à traiter
Nota : vous pouvez à tout moment interrompre la procédure de correspondance à l’aide de la croix dorée en haut à droite
Voir le tuto suivant pour la gestion des inscrits en provenance d’HelloAsso
