B-Association WEB est désormais connecté aux données d’HelloAsso (plus d’informations ici).
Lors de la connexion à votre compte HelloAsso, ou à l’actualisation des données, B-Association ira chercher les correspondances et va vous interroger pour les informations dont il n’est pas sûr.
Ceci va permettre à B-Association de gérer en automatique les informations reçues.
Correspondance des inscrits
Les payeurs sont les personnes ayant procédé à la commande sur HelloAsso. Les inscrits sont ceux qui bénéficient de l’inscription mais qui n’ont pas effectué le paiement.
Dans B-Association, seules les campagnes d’adhésions (cotisations) peuvent être gérées pour le moment.
A terme, les activités et matériels pourront être gérées en automatique.
Automatiquement, B-Association va chercher toutes les personnes ayant les noms, prénoms et adresses emails identiques entre les données d’HelloAsso et celles déjà sur B-Association.
Ensuite, toutes les personnes avec les noms et prénoms identiques vous sont proposées.
Sont à confirmer les payeurs HelloAsso qui ne sont pas encore sur la liste des Tiers.
Et les Tiers n’ayant pas de fiche contact ou adhérent
Il s’agit donc de vérifier que l’inscrit d’HelloAsso corresponde à l’adhérent ou contact et au tiers préselectionné.
Dans l’exemple, il y en a 2011 à traiter et l’inscrit en cours de traitement est 1361/2011 (en haut à droite).
Tous les inscrits seront à traiter car, n’ayant que le nom et prénom, il n’est pas possible de certifier que l’inscrit est le même que l’adhérent de votre base de données.
S’il s’agit d’un payeur, vous pouvez valider, rechercher ou créer :
- Un adhérent ou un contact
- Un tiers
- Si les rubriques tiers sont vides, et qu’il s’agit d’un payeur, celui-ci sera créé automatiquement
Vous devez ensuite valider ou ignorer cet inscrit :
- Valider : les informations validées seront conservées pour être utilisées ailleurs dans le logiciel
- Ignorer : cet adhérent ne vous est pas (ou plus) nécessaire et les données ne seront pas à traiter
Nota : vous pouvez à tout moment interrompre la procédure de correspondance à l’aide de la croix dorée en haut à droite
Pour les adhérents, il est possible de modifier le type d’adhérent (non nécessaire si vous avez un article attaché à un type d’adhérent comme défini dans le tuto précédent).
