Email : rédaction d’un email

person typing on apple magic keyboard in front of imac

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Les versions PRO et WEB de B-Association vous permettent d’envoyer un publipostage par emails à vos adhérents et/ou contacts. L’écran de saisie de votre message vous permet de mettre en forme le texte de l’émail, d’insérer un champ de fusion, un lien ou une image.

Mise en forme du texte

Comme dans votre traitement de texte, vous sélectionnez le texte que vous voulez  mettre en forme.

Utilisez ensuite la barre d’outils pour changer la police ou la taille des caractères pour obtenir ci-dessous ;

Tous ces outils ne présentent pas de  difficultés particulières ; gras, italique, souligné, barré, couleur du texte, couleur du  fond, texte aligné à gauche, centré, à droite ou justifié, des listes à puces ou avec numérotation, exposant, indice. Tout ceci de retrouve dans tous les traitements de texte. Les deux dernières icônes à droite de la barre d’outils permettent d’insérer un lien ou une image. Nous allons détailler ces deux points ci-dessous.

Insérer un lien
La première chose à faire est de saisir dans le texte de votre email, un mot, une expression ou une phrase qui va servir de lien puis de le sélectionner. Cliquez ensuite sur l’icône Link indiquée ci-dessous.;

Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l’url du lien ou « collez » une adresse que vous aviez auparavant récupérée dans votre navigateur Internet par exemple. Il ne reste plus qu’à valider par Ok

Le texte sélectionné est transformé en lien. Vous pouvez dès à présent le tester en appuyant sur le touche CTRL de votre clavier et en cliquant sur le lien.



Vous l’avez vu, votre lien doit commencer par un préfixe spécifique ;

  • http://       : lien vers un site internet
  • https://    : lien vers un site internet
  • ftp://         : lien vers un serveur ftp de téléchargement
  • mailto:    : suivi d’une adresse de messagerie, la personne qui recevra votre email pourra vous envoyer un email en
                       cliquant sur le lien. Son logiciel de messagerie s’ouvrira et votre adresse email sera déjà renseignée
                       dans le champ destinataire.

                       Exemple : mailto:mon-adresse-email@monfai.fr

Insérer une image
Pour que le ou les destinataires de votre email puissent visualiser l’image que vous souhaiter intégrer dans votre message, il est indispensable que cette image soit accessible de tous les destinataires et donc depuis n’importe où.

Oubliez le fonctionnement de votre logiciel de messagerie habituel
Le fonctionnement est différent de votre logiciel de messagerie habituel. L’image ne sera intégrée dans le message. On se rapproche plus du fonctionnement d’une newsletter par exemple où l’image est postée sur un serveur et un champ image pointe vers ce serveur.

Il ne faut donc surtout pas sélectionner une image qui se trouve sur votre ordinateur. En effet, si vous indiquez un chemin d’accès qui pointe vers une image présente sur votre ordinateur (C:\Users\Mes documents\Monimage.jpg par exemple), elle s’affichera bien sur votre ordinateur. Mais lorsque le destinataire du message ouvrira l’email, l’image sera recherchée vers le chemin indiqué C:\Users\Mes documents\Monimage.jpg dans l’exemple et forcément, elle ne sera pas trouvée sur le lecteur C:\ de l’ordinateur du destinataire.

Au contraire, cette image devra être mise en ligne sur internet et le champ image que vous insérerez dans votre message, pointera vers cette image. Les possibilités sont nombreuses ;

– Votre disposez d’un espace dans le cloud (via votre FAI, Dropbox, Wuala, Sky drive, …)  ?
– Vous avez un site Internet et vous disposez d’un espace sur le serveur qui héberge votre site ?
– Vous disposez d’un serveur dédié ou d’un serveur FTP.

Serveur hébergeant un site ou un serveur FTP
Lorsque j’ai besoin d’insérer une image dans un mail ou pour ce tutoriel par exemple, j’utilise le serveur sur lequel est installé le site Internet de B-Association. Je copie l’image souhaitée sur ce serveur à l’aide d’un logiciel client FTP (Filezilla étant l’un des plus connus), puis je récupère via Filezilla le lien FTP ou j’indique l’adresse (URL) qui pointe vers l’image présente sur mon serveur. Assurez vous d’avoir bien déclaré des droits en lecture sur le répertoire qui contient l’image

Exemple de lien FTP : ftp://MonCompte@monserveur.net/Images/bapro5.png
Exemple d’URL          : http://www.b-association.com/Mes images/monimage.jpg

Une image dans le cloud
Suivez les instructions données par votre prestataire pour mettre en ligne votre image et pour récupérer l’URL (l’adresse) qui pointe vers cette image.

Avec Google drive par exemple, vous devriez avoir une adresse qui ressemble à ceci :

https://drive.google.com/file/d/0B0ftHPaTcOYlpYX3c/view?usp=sharing

Comment procéder ?
Positionnez votre curseur dans le texte de votre email, à l’endroit où vous souhaitez afficher votre image, puis cliquez sur l’icône image de la barre d’outils ;

Dans le fenêtre qui s’affiche, saisissez ou collez l’URL qui pointe vers votre image.

L’image s’affiche dans votre message. Cliquez dessus pour le redimensionner, la centrer, etc…

Insérer un champ de fusion
Vous avez également la possibilité de personnaliser vos messages en utilisant les champs de fusion. Il est en effet plus sympa de recevoir un message qui commence par « Cher Julien » plutôt que « Cher adhérent« .

Cliquez sur la liste déroulante Insérer un champ de fusion, puis choisissez un champ.

Je sélectionne Prénom dans la liste et la mention [%PRENOM%] est insérée dans le texte de mon message. Ne modifiez surtout pas la structure de ce champ de fusion. Vous pouvez par contre le déplacer par copier-coller et le mettre en forme comme le reste du texte comme ci-dessous ;

Lors de l’envoi, B-Association recherchera le prénom de l’adhérent destinataire du message et remplacera la mention [%PRENOM%] par Julien qui recevra le message ci-dessous ;

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