EMAILS : paramétrer mon compte de messagerie

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EXPLICATIONS

Cette fonctionnalité vous permet d’envoyer à vos adhérents et/ou contacts des emails personnalisés (publipostage).Chaque destinataire reçoit un message sur sa propre adresse email sans voir les adresses emails des autres destinataires du message.

Pour pouvoir envoyer ces messages, il est nécessaire de paramétrer votre compte de messagerie.

REGLES DE BASE

Pour pouvoir envoyer des emails, un serveur dit serveur SMTP est nécessaire. Votre fournisseur d’accès à Internet (FAI) met à votre disposition un serveur SMTP mais aussi beaucoup d’autres prestataires ou WEBMAILS comme GMAIL, YAHOO, LAPOSTE, etc… Vous pouvez également avoir un serveur SMTP proposé par l’hébergeur de votre site Internet (1 AND 1, OVH, etc) mais aussi, votre propre serveur SMTP.

Pour pouvoir utiliser ce serveur SMTP, vous devez avoir un compte de messagerie qui vous permettra de vous identifier auprès de ce serveur pour envoyer vos emails.

QUEL COMPTE DE MESSAGERIE UTILISER ?

Le serveur SMTP à utiliser est en général le serveur SMTP du fournisseur d’accès à Internet (et pas celui du compte email). Par exemple si vous avez un accès Internet Orange, et un compte email Free, il faut utiliser le serveur SMTP de Orange et pas celui de Free.

Tout dépend donc comment vous allez utiliser B-Association.

Pour la version PRO
Si vous travaillez toujours depuis le même endroit, le local de l’association par exemple ou votre domicile, vous allez indiquer dans vos paramètres votre identifiant et mot de passe de votre compte de messagerie de votre fournisseur d’accès à Internet (Orange dans notre exemple).

Si vous travaillez depuis un ordinateur portable, vous risquez de devoir vous connecter depuis plusieurs endroits différents où vous n’aurez pas forcément un accès à Internet Orange. Il vous faut dans ce cas, soit utiliser une connexion sécurisée Orange (TLS), soit un compte de messagerie autre comme Gmail ou Yahoo par exemple.
 

Pour la version WEB
Comme vous travaillerez à plusieurs et depuis des lieux éloignés géographiquement, il vous faudra obligatoirement utiliser une connexion sécurisée (TLS) ou un compte de messagerie autre comme Gmail, Gmx, Hotmail, La Poste, …

Enfin, sachez que l’utilisation d’un compte de messagerie de FREE ne fonctionne pas.

PARAMETRER MON COMPTE DE MESSAGERIE

Nous avons donc besoin de 4 informations indispensables pour nous connecter au serveur SMTP et l’utiliser pour envoyer nos emails ;

  • Le nom du serveur SMTP,
  • Le port utilisé pour accéder au serveur SMTP
  • L’identifiant de votre compte de messagerie
  • Le mot de passe de votre compte de messagerie

Fournisseurs
Cette liste déroulante vous propose les principaux prestataires et FAI qui fournisse des services de messagerie. Elle n’est prévue QUE pour vous aider à paramétrer votre compte de messagerie. Pour ceux qui m’ont déjà posé la question, vous pouvez très bien avoir sélectionné ORANGE dans cette liste, puis modifier les paramètres d’Orange proposés pour déclarer une adresse YAHOO, ce sont les paramètres YAHOO qui seront pris en compte

Lorsque vous sélectionnez un fournisseur, les champs Serveur SMTPPort SMTP et Connexion sécurisée sont automatiquement complétés. Ce sont des informations que j’ai pu récolter sur Internet, les paramètres proposés ici restent à vérifier auprès de votre FAI.

Astuce : si vous aviez déjà utilisé cet écran avant cette nouvelle version, la liste se positionnera automatiquement sur le fournisseur qui avait déjà été validé (Orange par exemple). Si vous paramètres fonctionnement, ne changez rien. S’ils ne fonctionnent pas, vous pouvez tester les paramètres d’Orange proposés par la liste en sélectionnant un autre fournisseur dans la liste (n’importe lequel) puis de sélectionner à nouveau Orange pour mettre à jour les champs serveur SMTP, Port SMTP et connexion sécurisée.

Votre adresse Email
Il s’agit ici de l’adresse email de réponse.

Compte utilisateur
Chez la quasi-totalité des prestataires, compte utilisateur = adresse email. Chez d’autres, il ne faut indiquer que le préfixe de l’adresse email, c’est-à-dire ce qui se trouve avant l’arobase. Chez NERIM par exemple, si l’adresse email est mabelleadresse@nerim.com, le compte utilisateur à saisir est mabelleadresse.

Mot de passe
Comme tout mot de passe, veuillez à bien respecter la casse (majuscules / minuscules).

Serveur SMTP
Aidez vous de la liste « Fournisseurs » ci-dessus pour compléter automatiquement ou saisissez manuellement le nom du serveur si nécessaire. Ce nom commence dans la totalité des cas par « smtp » suivi d’un point, puis du nom de domaine du prestataire. Exemple : smtp.nordnet.fr

Port SMTP
Dans la quasi-totalité des cas, vous ne devriez avoir que trois valeurs différentes en fonction de la connexion utilisée (sécurisée ou non) ;

  • Aucune :port = 25
  • TLS ou SSL   = 465 ou 587 (chez certains FAI, le TLS fonctionne également avec le port 25 !)

A vérifier auprès de votre FAI ou à tester en essayant l’un des trois ports décrits ci-dessus. J’ai trouvé sur Internet un port 2525 (ONLINE.NET) ou 5025 (OVH) par exemple.

CONNEXION SECURISEE
Si vous vous connectez avec B-Association toujours depuis la même connexion à Internet (voir Règles de base ci-dessus), vous devriez pouvoir vous connecter avec une connexion non sécurisée (choix Aucune avec Port SMTP = 25).

Si vous vous connectez depuis une autre connexion Internet que celle de votre fournisseur, il vous faudra choisir SSL dans la quasi-totalité des cas ou TLS. Pensez pour les choix TLS et SSL à tester les ports 465 et 587.

TESTER LES PARAMETRES
Vous avez désormais la possibilité de tester si vous paramètres sont corrects en cliquant sur ce bouton. Pour info, ils seront obligatoirement enregistrés pour les besoins du test même si vous cliquez sur Annuler ensuite.

Patientezjusqu’à l’affichage d’un message positif ou négatif.

          Tester et Envoyer sont deux choses complètement différentes. Vous pouvez très avoir une connexion réussie lors du
          Test et Echec lors de l’envoi. Tester permet de trouver la porte de votre compte de messagerie (monadresse@monfai.fr)
          et d’ouvrir cette porte à l’aide du mot de passe. Envoyer ajoute de nombreuses autres actions à Tester ; préparation et
          personnalisation de l’email, envoi de l’email par votre serveur SMTP et présentation de cet email au serveur SMTP du
          destinataire. Le risque d’échec est bien plus important.


Si vous avez des doutes quant au paramétrage à effectuer, n’hésitez pas à jouer avec tous les paramètres, de passer en connexion TLS puis à SSL, de tester les trois valeurs de port SMTP, etc…  Le seul risque ??? Celui de voir s’afficher un message qui vous indique vos informations semblent erronées.

LIMITATIONS
Pour info, tous les prestataires de messageries ou les FAI ont mis en place des règles qui limitent les envois en masse d’emails. Ceci est prévu pour contrer d’éventuels spammeurs. Vous ne pourrez pas exemple pas envoyer plus de X messages au cours de la même minute. Si vous atteignez ces limitations, votre compte sera très certainement bloqué pendant un certain temps. Tout ceci est bien entendu à vérifier auprès de votre FAI ou prestataire.

Pour contourner cela, il existe aussi des prestataires spécialisés dans l’envoi en masse d’emails mais leurs services sont bien évidemment payants. Vous pouvez aussi avoir votre propre serveur SMTP mais cela demande d’avoir de solides connaissances en informatique.

Il ne vous reste plus qu’à envoyer vos publipostages par email.

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