Les nouvelles versions PRO6 et BAWEB apportent un grand nombre de nouveautés dans le module cotisations ;
- Affichage et impression du détail des cotisations à payer par l’adhérent
- Gestion des remises ou tarifs dégressifs,
- Créez votre propre liste de tarifs ponctuels,
- Saisie d’une remise ponctuelle
- Gestion des certificats médicaux sur trois ans
Aujourd’hui, vous ne pouvez plus saisir manuellement les montants de vos cotisations et certains d’entre vous rencontrent des difficultés, tout simplement parce que vous utilisez le module cotisations de manière détournée. Explications et solutions
Je vous rappelle ici que plusieurs tutoriels qui vous expliquent en vidéo le fonctionnement des nouveautés, ont été mis à votre disposition en même temps que la nouvelle version, tutoriels que vous pouvez retrouver ;
COTISATIONS – PRINCIPES DE BASE
Depuis la sortie de la version FREE 2.0.0 en avril 2010, version FREE qui a évolué pour servir de base de développement à la première version PRO3 et à BAWEB, qui elle même a donné naissance à PRO4, puis à PRO5, le module de gestion des cotisations n’a pas changé dans son mode de fonctionnement. Voici un bref résumé de ce fonctionnement ;
B-Association permet de gérer quatre types de cotisations :
- Le droit d’entrée
- La cotisation annuelle
- La cotisation 1 de chaque section
- La cotisation 2 de chaque section
1) Le fonctionnement est ensuite très simple. Vous déclarez :
- Dans la période de cotisation : le tarif de base pour le droit d’entrée et pour la cotisation annuelle
- Dans chaque section : le tarif de base de la cotisation 1 section et de la cotisation 2 section
2) Puis dans chaque type d’adhérent, vous décidez pour chacun des quatre types de cotisations si :
- L’adhérent rattaché au type d’adhérent paie ou pas le droit d’entrée
- S’il paie, est ce qu’il paie le tarif de base indiqué dans la période ou est ce qu’il paie le tarif préférentiel indiqué dans le type d’adhérent ?
- Vous faites pareil avec la cotisation annuelle et les deux cotisations sections
3) Puis vous vérifiez votre liste d’adhérents pour :
- Ne conserver en Actif que les personnes qui adhérent sur la nouvelle période de cotisation.
- Vérifiez que chaque adhérent soit bien rattaché au type d’adhérent qui correspond à sa situation
- Passer en « Chef de famille » les adhérents qui constitueront les foyers
4) Préparez vos sections
Vous créez vos sections pour la nouvelle période et y rattachez vos adhérents, qu’ils soient seuls ou en foyer.
5) Foyers
Rattachez les membres à leur chef de famille.
Il n’y a plus de bouton Options pour les foyers dans la nouvelle version. Utilisez désormais les remises décrites ci-dessous, système beaucoup plus complet car applicable que les quatre types de cotisations.
6) Remises de cotisations
Avec la nouvelle version, créez vos remises ou tarifs préférentiels, qu’elles concernent un adhérent seul ou un foyer, qu’elles concernent l’un des quatre types de cotisations, qu’elles soient en montant ou en pourcentage.
7) Créez vos cotisations et soyez récompensé de votre travail
Que vous cliquiez désormais sur Nouveau pour créer une cotisation pour un adhérent ou que vous utilisiez le bouton Initialiser pour générer en un seul clic des dizaines voire des centaines de cotisations, tout est désormais calculé automatiquement pour chaque cotisation et pour chacun des quatre types de cotisations ;
- pour un adhérent seul comme pour tous les membres du foyer
- que l’adhérent paie le tarif de base ou le tarif préférentiel
- que l’adhérent soit inscrit sur une ou plusieurs sections
- que l’adhérent paie en une ou plusieurs fois (paramétré dans sa fiche adhérent).
En en plus avec la nouvelle version, vous avez à l’écran le détail de chaque cotisation que l’adhérent doit payer au lieu d’avoir un montant global. C’est plus rassurant pour l’adhérent qui retrouvera ces informations sur le reçu que vous lui imprimerez. Cela vous permettra aussi à vous, de vérifier visuellement si vous n’avez pas oublié de facturer une cotisation par exemple.
Cerise sur le gâteau, le certificat médical sur trois ans est aussi géré automatiquement si vous avez activé cette option dans les options de cotisations.
8) Enregistrer les paiements
Maintenant que BAWEB a fait tout le travail pour vous, il ne vous reste plus qu’à saisir le ou les paiements (pour un paiement en plusieurs fois) de la cotisation dans l’onglet Paiements de cotisation du formulaire de saisie de la cotisation. Je vous assure qu’il existe (pour ceux qui se reconnaîtront).
UNE RÈGLE INCONTOURNABLE
Il y a une règle de fonctionnement dans la nouvelle version de BAWEB que je souhaite conserver, tout simplement pour ne pas pénaliser la très grande majorité des utilisateurs qui utilisent correctement le logiciel comme décrit ci-dessus. J’illustre cette règle avec la copie d’écran ci-dessous ;
- Vous ne pourrez pas modifier manuellement la synthèse de la cotisation (1)
- La synthèse est automatiquement et systématiquement recalculée à partir du Détail de la cotisation (2)
La synthèse sera donc recalculée à chaque fois que vous sélectionnerez un adhérent pour générer le détail des cotisations ou que vous ajouterez un nouveau tarif ou une remise ponctuelle ou que vous supprimiez un tarif (via les boutons Nouveau et Supprimer sous le détail de la cotisation)
Mais alors, je ne peux toujours pas modifier manuellement les montants de la synthèse. Quelle est la solution ?
Il vous suffit d’utiliser la nouvelle fonctionnalité qui vous permet de créer votre propre liste de tarifs : les tarifs ponctuels. pour pouvoir les ajouter dans le détail de la cotisation comme bon vous semble.
TARIFS PONCTUELS
Voir le tutoriel
Depuis la mise à jour de BAWEB de ce matin, les boutons Nouveau et Supprimer sont désormais actifs à la seule condition que vous ayez sélectionné un adhérent pour la cotisation. Ils sont désormais Actifs même si le Détail de la cotisation est vide. Cela vous permettra d’ajouter manuellement les tarifs que vous aurez créé dans la liste des tarifs ponctuels.
CRÉATION D’UNE COTISATION
Lorsque vous créez une cotisation, tout est vide ; le détail cotisation, la synthèse et les bouton Nouveau et Supprimer sous le détail sont inactifs.
Dès que vous avez sélectionné un adhérent et que le détail de la cotisation soit complété automatiquement avec les paramètres que vous avez déclarés pour vos cotisations ;
Ou que le détail de la cotisation soit vide parce que vous n’avez pas ou mal utilisé les paramètres :
Les boutons Nouveau et Modifier sont désormais actifs. Vous pouvez donc créer autant de Tarifs Ponctuels que souhaiter pour les ajouter manuellement un à un dans le détail de la cotisation et donc mettre à jour automatiquement la synthèse.
MODIFICATION D’UNE COTISATION
Pour modifier une cotisation, vous allez rencontrer deux situations ;
- Cotisation créée avec la nouvelle version,
- Cotisation créée avec l’ancienne version
Cotisation créée avec la nouvelle version
Cela ne présente pas de difficulté particulière. Vous avez déjà le détail de la cotisation, généré automatiquement par BAWEB et/ou complété éventuellement par des tarifs et/ou remises ponctuels.
Cotisation créée avec l’ancienne version
Pour ces cotisations et ce quelle que soit la période de cotisation, vous n’aurez pas le détail de la cotisation, seulement la synthèse que vous ne pouvez plus modifier.
Si vous avez besoin de modifier l’un des montants comme vous le faisiez auparavant, il vous faut obligatoirement utiliser les tarifs ponctuels tout en sachant que, rappelez vous de la règle incontournable décrite ci-dessus ;
La synthèse est automatiquement et systématiquement recalculée à partir du Détail de la cotisation
Lorsque vous ajouterez un tarif ponctuel, la synthèse se recalculera donc à partir du détail de la cotisation et comme dans ce détail, vous n’avez ni droit d’entrée, ni cotisation annuelle, ni cotisations sections … tous ces montants se mettront à zéro.
Vous connaissez désormais la solution. Créez un tarif ponctuel correspondant à votre besoin pour pouvoir l’ajouter dans le Détail de la cotisation, et pourquoi pas, créez un ou plusieurs droits d’entrée, de cotisations annuelles, de cotisations sections, vous êtes entièrement libre.
Autre solution
Elle consiste à supprimer la cotisation créée avec l’ancienne version pour la recréer avec la nouvelle. il vous faudra auparavant et bien évidemment, paramétrer correctement vos cotisations.
