Ce tutoriel vous montre comment créer un remboursement. Cette procédure est identique dans les trois modules où cette gestion a été implémentée. Il est ainsi possible de créer un remboursement total ou partiel dans les modules Cotisations, Activités et vide-greniers.
Gérer les options des remboursements
Comme pour les paiements de cotisations par exemple, vous avez la possibilité de transférer les remboursements automatiquement en comptabilité. Ceci évite une double saisie et bien des erreurs. Plusieurs possibilités s’offrent à vous ;
– Vous activez cette possibilité dans les options de cotisations, d’activité ou de vide-greniers, vos paramètres seront ainsi automatiquement repris à chaque saisie de remboursement
– Vous activez cette possibilité à la volée, c’est à dire lors de la saisie de votre remboursement.
Options de cotisations
Dans l’écran de gestion des cotisations, cliquez sur Options.
Le choix « Désactiver / Ecrire automatiquement » est commun aux paiements ET aux Remboursements de cotisations.
Soit les deux sont activés, soit les deux sont désactivés.
Un Paiement de cotisation est une somme que vous encaissez, le transfert en comptabilité se fera donc sur une catégorie de revenus.
Un Remboursement se fera sur une catégorie de dépenses.
Le paiement et le remboursement utilisent donc leurs propres paramètres de transfert en comptabilité.
Cliquez ensuite sur l’onglet « Remboursements / Avoirs« .
Puis choisir les options comptables que le logiciel utilisera ensuite par défaut ;
– Le compte bancaire à débiter,
– La catégorie / sous-catégorie à débiter
– Une note qui sera reprise dans chaque remboursement.
Plan comptable
A vous d’adapter votre plan comptable en créant les catégories et sous-catégories comptables qui vous sont nécessaires
Avoir
C’est également dans cet écran que vous allez définir la Durée de validité par défaut qu’aura un avoir lors de sa création. Il suffit de choisir un nombre de mois de 1 à 12 dans la liste déroulante.
Ces options sont identiques dans les options de paramétrage d’une activité ;
comme dans le paramétrage d’un vide-greniers ;
Ne perdez pas de vue que les paramètres que vous prenez dans ces options vous seront proposées par défaut lors de la création de chaque remboursement et que chacun de ces choix pour être modifié à chaque remboursement.
Créer un remboursement
Dans l’exemple, je vais procéder à un remboursement de cotisation. Dans la liste des cotisations, je double-clique sur la cotisation de la personne concernée. B-Association se met sur l’onglet Paiements & Remboursements ;
Vous disposez désormais d’un bouton Rembourser / Avoir.
Ce bouton ne sera actif à la condition que la cotisation ait été réglée en partie ou totalement. Cela signifie sur le « Total réglé » en haut à gauche de l’écran soit supérieur à zéro.
Autrement dit, vous avez déjà au moins un paiement enregistré dans la liste des paiements.
En cliquant sur Rembourser / Avoir, l’écran suivant s’affiche ;
Il a été complété automatiquement par B-Association et chaque paramètre peut être modifié ;
– La fiche « Tiers » sélectionnée correspond à celle de l’adhérent de la cotisation sélectionnée
– Les options de transfert en comptabilité sont ici reprise : active ou pas, catégorie, sous-catégorie, compte bancaire,
– La date correspond à la date du jour,
– Le montant correspond au Total réglé pour la cotisation sélectionnée. Ce montant se modifie si vous souhaitez effectuer un remboursement partiel par exemple.
– Il vous reste à choisir un mode de paiement dans la liste. Vous retrouvez ici les mêmes modes que vous utilisez
dans le module comptable pour vos dépenses. Il est même possible d’utiliser vos chéquiers comme en compta.
Lors de la validation de cet écran, deux actions sont mises en œuvre ;
– Création d’une ligne de Remboursement dans la liste des paiements de la cotisation,
– Création d’une écriture comptable si vous avez coché ‘Ecrire automatiquement » pour le transfert en compta.
Du fait de la double action générée, le remboursement n’est pas modifiable ensuite depuis la liste des paiements de cotisations.
Si vous avez besoin d’effectuer des modifications, il vous faut supprimer le remboursement (ce qui effacera l’écriture comptable) puis le recréer.
La ligne de remboursement est visible dans la liste des paiements de la cotisation.
Cette ligne n’a aucun impact sur le total réglé, le total dû de la cotisation.
De retour dans la liste des cotisations, on peut voir qu’il y a eu sur la cotisation un remboursement (mention R dans la colonne Type) d’un montant de 140,00 euros. Vous voyez rapidement sur quelles cotisations s’enregistrent des remboursements. Profitez également du total en dessous de la liste.
Vous trouverez l’écriture comptable dans le Relevé de compte si vous avez activé cette possibilité ;
