0 – Avoir / Remboursement : principes de base

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Les versions PRO 7 et WEB de B-Association proposent désormais une gestion complète des avoirs et des remboursements. Cette gestion s’intégre dans les modules suivants ;

  • Cotisations
  • Activités
  • Vide-greniers

Le fonctionnement de cette gestion est strictement identique dans les trois modules. Il existe cependant une petite subtilité dans l’utilisation des avoirs. Je vous l’explique ci-dessous. Le suivi des avoirs est quant à lui commun aux trois modules.

Avoir ou remboursement

Votre association devra décider si elle met en œuvre une politique de remboursements, d’avoirs ou des deux. Vous devrez aussi tenir compte du souhait de la personne à qui vous proposez l’une ou l’autre de ces possibilités. Une personne est tout à fait en droit de refuser un avoir par exemple.

Remboursement

Un remboursement est la restitution totale ou partielle du prix payé d’avance pour un service ou une prestation qui n’a pas été exécutée.

Dans B-Association, un remboursement total ou partiel pourra être enregistré dans les paiements :

  • d’une cotisation
  • d’une inscription à une activité
  • d’une inscription à un vide-greniers

Ce remboursement pourra être automatiquement enregistré en comptabilité si vous le souhaitez.

Avoir

L’avoir correspond a un montant que votre association reconnait devoir et que vous accordez à une personne pour un service ou une prestation qui n’a pas été exécutée. Cet avoir pourra être déduit ultérieurement sur une future prestation ou service.

Création d’un avoir

Dans B-Association, un avoir total ou partiel pourra être créé dans les paiements 

  • d’une cotisation
  • d’une inscription à une activité
  • d’une inscription à un vide-greniers

Vous déterminerez dès sa création, la durée de validité de l’avoir. Cette durée pour être prolongée si nécessaire.

Utilisation d’un avoir

Pour la gestion des avoirs, je me suis adapté au fonctionnement actuel de chacun des trois modules : cotisations, activités, vide-greniers. Dans ces modules, le « statut » de la personne sélectionnée peut être différent. Ceci est important pour l’utilisation ultérieure de l’avoir, je m’explique.

Cotisations

Une cotisation ne peut être affectée qu’à un adhérent. Un avoir créé dans le module Cotisations sera donc rattaché à un adhérent.

Activités

Une inscription a une activité peut se faire en sélectionnant un adhérent ou un contact. Un avoir créé dans le module Activités sera donc rattaché à un adhérent ou à un contact.

Vide-greniers

L’inscription a un vide-greniers se fait en sélectionnant un brocanteur. Dans B-Association, un brocanteur peut être créé de trois manières différentes ;

– En important la liste des adhérents,
– En important la liste des contacts,
– Ou en le créant manuellement via le bouton Nouveau.

En fonction de la méthode que vous avez utilisée ci-dessus, le brocanteur pourra avoir le « statut » d’adhérent, de contact ou de brocanteur. 

Vous l’avez compris, un adhérent créé manuellement via le bouton Nouveau sera donc considéré par B-Association comme étant un brocanteur. Si vous souhaitez qu’il retrouve son statut d’adhérent (pour pouvoir utiliser un avoir dans les trois modules), il faut dans ce cas le supprimer de la liste des brocanteurs puis utiliser le bouton Importer > Adhérents. 

Un avoir créé dans le module Vide-greniers sera donc rattaché à un adhérent, à un contact ou à un brocanteur.

Dans les modules Activités et Vide-greniers, le statut de la personne sélectionnée sera affiché dans l’écran d’inscription.

Dans B-Association, un ou plusieurs avoirs pourront être déduits sur chacun de ces trois modules en fonction du « statut » qu’avait la personne au moment de la création de l’avoir.

Avoir Adhérent

Un avoir créé pour un adhérent pourra donc être déduit aussi bien sur une future cotisation, une inscription à une activité comme à un vide-greniers.

Avoir Contact

Un avoir créé pour un contact pourra être déduit aussi bien dans le module activités que vide-greniers.

Avoir Brocanteur

Un avoir créé pour un brocanteur ne pourra être déduit que dans le module vide-greniers.

L’écran de suivi des avoirs vous rappelle le « statut » de la personne au moment de la création de l’avoir.

Les tutoriels suivants vous montrent en image comment créer des remboursements et des avoirs et comment utiliser les avoirs.

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