Gestion par pôles 1 : principes de base

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UNE GESTION PAR PÔLES

Avec la version WEB, les notions de travail collaboratif et de partage prendront encore plus leur sens. Car hormis un nouveau logo, un nouveau look et une résolution d’écran augmentée, la nouvelle version WEB vous donnera surtout la possibilité de gérer votre association par pôles. Explications.

Actuellement, vous avez la possibilité dans BAWEB de créer des sections qui correspondent à des activités de votre association. Si je prends l’exemple de la base DÉMO de BAWEB, elle reconstitue une association de type MJC ou comité des fêtes qui propose différentes activités : Atelier créatifyogacouturedanse africaine. Ces activités sont gérées de manière globale, c’est à dire qu’une ou plusieurs personnes gèrent pour l’ensemble de ces sections, les cotisations des adhérents, les activités, la comptabilité, l’envoi de courriers, de mail, etc…

Avec la nouvelle version, chaque section actuelle pourra être transformée en un pôle (pôle Atelier créatif, pôle Yoga, pôle Couture, …) et chacun de ces pôles sera entièrement autonome dans sa gestion. Il gérera ses propres cotisations, sa propre compta, ses vide-greniers, ses activités, etc… sans voir la gestion des autres pôles et sans être vu des autres pôles. Seule l’association aura une vision globale de tous les pôles.

DÉFINITIONS

B-Association dans toutes ses versions (FREE, PRO, WEB) utilise son propre jargon (sections, activités, évènements, …) qui correspond je pense au fonctionnement de la majorité des associations.

Intégrer cette gestion par pôles a consisté à ajouter un niveau hiérarchique dans la gestion de votre association et de ce fait, de nouveaux termes font ainsi leur apparition (pôles, secteurs). J’ai essayé de trouver des termes facilement compréhensibles par tous mais surtout qui s’intègrent et complètent le jargon actuel de BAWEB.

Vous trouverez ci-dessous les définitions de chacun des termes employés par BAWEB.

Association
La définition la plus courante d’une association est « le regroupement de personnes pour réaliser une action commune ». Pour BAWEB, c’est l’entité qui va assurer la gestion globale de votre association, soit telle que vous la connaissez jusqu’à présent, soit par pôles. Même dans cette nouvelle version, BAWEB est prévu pour ne gérer qu’une seule association.

Activité / Événement
Pour BAWEB, il s’agit d’une activité ponctuelle (un loto, un repas dansant, un voyage, …). Pour la petite histoire, les premières versions de B-Association permettaient de créer un évènement qu’il était ensuite possible d’utiliser dans les écritures comptables pour obtenir un bilan comptable de l’évènement. Puis le module Activités a vu le jour. Pour compatibilité entre les versions, évènements et activités ont été conservés. Lorsque vous créez une activité, son équivalent est créé dans la liste des évènements pour utilisation dans le module compta.

Pôle

Un pôle est une sous-entité ou activité de l’association qui regroupe de manière facultative des secteurs et des sections, et qui assure sa propre gestion (cotisations, courriers, compta, …) de manière indépendante des autres pôles.

Secteur
Un secteur permet de regrouper au sein d’un pôle plusieurs sections de même type (voir exemples ci-dessous). Les secteurs sont utilisables même si la gestion par pôles est désactivée.

Section
Une section permet de regrouper des adhérents sur une activité non ponctuelle et sur une période donnée, période appelée dans BAWEB « Période de cotisation ». Cela peut être une adhésion annuelle à des cours de danse, à une activité de sculpture, à la pratique d’un sport, …

ME FAUT IL PASSER A UNE GESTION PAR PÔLES ?

Pour pouvoir répondre à cette question, demandez-vous simplement si vous souhaitez qu’un ou plusieurs sous-ensembles ou activités de l’association assurent eux-mêmes leur propre gestion ? Si vous répondez oui à cette question, alors vous pouvez envisager de mettre en œuvre la gestion par pôles.

Sachez que vous pouvez passer d’une gestion globale à une gestion par pôles ou inversement à tout moment dans BAWEB. Par contre au niveau de votre gestion, je pense qu’il serait plus judicieux de le faire lors d’un changement de saison, de période de cotisations ou d’exercice comptable.

EXEMPLES D’ORGANISATIONS

Pour vous aider à prendre cette décision, voici plusieurs exemples d’organisation d’associations qui pourraient être gérées par pôles.

Exemple 1 : organisation simple

La base DÉMO fournie avec B-Association représente une association de type Maison pour tous ou Comité des fêtes qui propose plusieurs activités permanentes ;


Dans le fonctionnement actuel de BAWEB, c’est à dire en gestion globale, « Maison pour tous » dans le croquis ci-dessus représente l’association et l’oncréé une section pour chaqueactivité et chaque période de cotisation :

  • section atelier créatif 2015,
  • section couture 2015,
  • section danse 2015 
  • section yoga 2015
  • section atelier créatif 2016
  • section couture 2016

Même dans une organisation très simple comme celle-ci, il sera possible de passer à une gestion par pôles (voir ci-dessous).

Chaque section (couture, danse,…) devient un pôle qui gérera lui-même ses sections, ses cotisations, sa comptabilité.

Exemple 2 : organisation de type « association sportive »

Prenons l’exemple d’une association qui propose plusieurs activités sportives différentes.

Dans la gestion globale actuelle de BAWEB, il faut créer une section pour chaque sport et chaque catégorie de joueurs comme par exemple :

  • Badminton- jeunes
  • Badminton– Adultes
  • Badminton– Séniors
  • BasketU12-U13
  • BasketU16-U17
  • Etc…

Avec ce type d’organisation, il est également possible d’envisager une gestion par pôles. On créera quatre pôles (badminton, basket, tir à l’arc et football). Chaque pôle ne gérera plus que les sections qui le concernent : section jeunes, adultes, séniors pour le badminton par exemple. Les secteurs permettent simplement de clarifier l’organisation de vos sections.

Exemple 3 : organisation de type « MJC » ou « OFFICE MUNICIPAL DES SPORTS »

Ce type d’association propose de nombreuses activités regroupées par type, par thème. Avec ce type d’organisation complexe, une gestion par pôles relève de l’évidence car ces associations sont déjà organisées par pôles.

Il existe bien sûr plusieurs possibilités pour la mise en place des pôles. Dans le cas présent, j’ai considéré que les pôles sont les blocs sur fond bleu. Et que chaque pôle gérera ses propres sections (blocs orange) regroupées en secteurs (blocs vert).

On aurait aussi pu occulter les blocs bleus pour créer cinq pôles (blocs vert) ; arts manuels, Langues, Danses. Mais je pense que cela compliquerait les choses dans cette configuration.

EN RÉSUME

Vous l’avez désormais compris, BAWEB dans sa gestion par pôle offre un niveau hiérarchique supplémentaire par rapport à une gestion globale. L’association peut ainsi gérer plusieurs pôles, eux-mêmes structurés en sections qui peuvent être regroupées en secteurs. Dans les différents exemples, nous avons vu qu’il était possible de positionner le « pôle » à différents endroits de la hiérarchie en fonction de votre organisation. Essayez de vous mettre en situation de gestion. D’évaluer les contraintes que cela posera en termes d’organisation des saisies au sein de votre association. Et essayez de positionner vos pôles de manière à ne pas tomber dans l’effet inverse de la simplification attendue.


Les tutoriels suivants vous montreront en images cette fois comment mettre en œuvre la gestion par pôles.

TARIFS

Il ne sera pas possible de gérer plus de dix pôles avec BAWEB avec le tarif standard. Nous consulter au besoin

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