PRÉSENTATION
Cette fonctionnalité concerne les versions PRO5 et supérieures ainsi que la version WEB.
Pour certains tiers, vous utilisez systématiquement le même compte bancaire à débiter, la même catégorie et sous-catégorie comptable, le même mode de paiement voire le même montant. Les exemples ne manquent pas : payer son abonnement à Internet, l’assurance du local de l’association, les achats ponctuels à la grande surface locale, etc…
Il peut être intéressant dans ce cas d’enregistrer toutes ces informations comptables. Pour les opérations périodiques comme un abonnement à internet, le remboursement trimestriel d’un prêt bancaire, le paiement annuel d’une assurance, etc… vous pouvez utiliser l’échéancier (voir le tutoriel) proposé par B-Association.
Mais pour des opérations ponctuelles, comme des achats alimentaires dans mon supermarché de quartier, vous allez utiliser la fiche du tiers. L’idée est bien sûr de nous faire gagner un temps toujours précieux lors de la saisie.
UN EXEMPLE
Nous allons prendre comme exemple des achats ponctuels que je fais dans la petite boutique informatique du quartier lorsque j’ai besoin de ramettes de papier, des cartouches d’encre pour notre secrétaire, etc… Ce sont bien des dépenses ponctuelles mais que j’enregistre toujours dans la même catégorie/sous-catégorie comptable.
DEUX MÉTHODES
Pour enregistrer les informations comptables de mon tiers ,je peux soit les saisir directement dans sa fiche ou bien compléter cette dernière sans avoir à quitter l’écran de saisie d’une écriture comptable.
- Utiliser la fiche du tiers
Pour la version PRO vous accédez à la liste des tiers en cliquant sur Comptabilité > Relevé de compte > Personnaliser votre gestion > Liste des tiers.
Pour la version WEB, cliquez sur Comptabilité > Relevé de compte > Liste des tiers.
Cliquez ensuite sur Nouveau pour créer un nouveau tiers ou sur Modifier pour modifier un tiers existant.
Vous retrouvez les mêmes rubriques que dans l’écran de saisie d’une écriture comptable :compte bancaire, catégorie, mode de paiement, etc… L’option Mémoriser se coche par défaut. Cela signifie que les informations saisies dans la fiche du tiers se reportent automatiquement dans la saisie de l’écriture comptable lors de la sélection du tiers.
Lors de la saisie d’une écriture comptable, j’affiche l’écran de saisie. Le compte bancaire affiché dans le relevé de compte se sélectionne par défaut. La date est initialisée avec la date du jour ou la date utilisée lors de la saisie de la dernière écriture gérée, le n° de pièce comptable est calculé.
Lorsque je sélectionne mon tiers, les informations comptables saisies dans sa fiche viennent compléter l’écriture comptable. Il ne me reste plus qu’à saisir ou vérifier les champs indiqués par des flèches rouge ;
- Ajouter une note
- Modifier la date si nécessaire
- Saisir le montant
- Vérifier le n° de chèque utilisé. Comme nous avions indiqué N°chèque suivant dans la fiche du tiers, B-Association a recherché le premier chèque disponible du chéquier par défaut.
Utiliser l’écran de saisie d’une écriture comptable
La seconde méthode consiste à enregistrer les informations comptables du tiers sans passer par sa fiche. En observant l’écran de saisie d’une écriture comptable, vous voyez qu’un certain nombre de champs se signalent par un astérisque ;
- Catégorie / Sous-catégorie
- Note
- Compte bancaire
- Débit/Crédit
- Montant
- Mode paiement
Ce sont toutes les informations que vous pouvez enregistrer dans la fiche du tiers. Chacune de ces informations reste facultative. Je sélectionne un tiers dans la liste, puis je complète la ou les rubriques que je veut enregistrer dans la fiche du tiers. L’adhérent DUCHEMIN Roger a l’habitude de payer ses cotisations par chèque. Seul le montant risque de changer dans le temps, je le laisse donc à zéro.
Lors du survol de l’icône en forme de punaise, les champs que susceptibles d’être enregistrés s’affichent en rouge. Il ne me reste plus qu’à cliquer sur la punaise. Un message m’indique que les informations saisies ont bien été enregistrées dans la fiche du tiers.
Si des informations existaient déjà dans la fiche du tiers, elles écrasent les données précédentes
ou remise à zéro par les informations saisies ci-dessus.
La fiche de mon tiers se compléte. L’option Mémoriser se coche automatiquement.
SÉLECTION D’UN TIERS
Vous l’aurez très certainement déjà observé, le fonctionnement est le suivant ;
QUE VOUS SAISISSIEZ UNE NOUVELLE ÉCRITURE COMPTABLE OU QUE VOUS MODIFIEZ UNE ÉCRITURE
Lors de la sélection d’un tiers, B-Association ;
- Recherche la fiche du tiers
- Vérifie si l’option Mémoriser est cochée.
- Si elle n’est pas cochée, seul le tiers est sélectionné et aucune modification n’est apportée à l’écriture comptable
- Si elle est cochée, B-Association vérifie chaque champ de la fiche du tiers ;
– Le champ Compte bancaire est complété dans la fiche du tiers ?
Si Oui, le compte bancaire de la fiche Tiers vient compléter ou remplacer le compte existant de l’écriture comptable
Si Non, le compte de l’écriture comptable est laissé tel quel
– Le champ Catégorie est complété dans la fiche du tiers ?
Si Oui, la catégorie de la fiche Tiers vient compléter ou remplacer la catégorie de l »écriture comptable
Si Non, la catégorie de l’écriture comptable est laissé telle quelle
– Et ainsi de suite pour toutes les informations comptables présentes dans la fiche du tiers.
- Une fois l’écriture comptable complétée automatiquement, elle reste modifiable bien évidemment en cas de besoin.
