Le rapprochement bancaire sert à contrôler l’exactitude des écritures saisies dans le relevé de compte de B-Association en les comparant au relevé bancaire papier de la banque. Il permet de vérifier la concordance des comptes et d’en justifier les écarts.
Les écarts peuvent être de différentes natures :
- Les erreurs de saisies (écritures saisies au débit au lieu de crédit ou vice-versa)
- Les erreurs de montants (Par exemple : un virement a été saisi en banque pour un montant de 25,99 euros et la banque l’a enregistré pour un montant de 25,98 euros. Il y a donc une erreur de 1 centimes qui doit être régularisée. Dans ce cas le principe est que la banque a toujours raison.)
- Les omissions (Par exemple, des frais bancaires, des agios, des frais sur virements étrangers…ou un règlement quelconque)
- Les décalages, c’est le cas notamment des chèques que nous enregistrons avant de transmettre à la banque la remise qui n’apparait donc sur le relevé bancaire quelques jours après ou de chèques que nous enregistrons dès leur émission mais dont le fournisseur ne va pas encaisser de suite…)
L’établissement d’un rapprochement bancaire se fait ensuivant les étapes ci-dessous :
- Pointer (Cocher dans B-Association) les opérations du relevé de compte avec le relevé bancaire.
- Faire ressortir les opérations qui apparaissent sur le relevé bancaire et qui ne sont pas saisis, ainsi que les écritures qui ont été passé dans le relevé de compte de B-Association mais dont la banque n’a pas pris en compte.
- Justifier ces écarts. (chèques non encaissés, agios non enregistrés, montants erronés…)
- Passer les écritures de régularisation nécessaire.
- Valider le rapprochement
L’écran de saisie des transactions (ou écritures comptables)
Dans B-Association, chaque écriture peut prendre trois états différents ;
Vide : Ni cochée, ni rapprochée
C : Cochée
R : Rapprochée
Sélectionnez n’importe quelle transaction dans le relevé de compte et cliquez sur Modifier pour afficher le formulaire de saisie. On retrouve l’état de l’écriture en haut à droite de l’écran :
Bien que vous ayez la possibilité de modifier manuellement l’état de la transaction, sachez que tout est géré automatiquement par B-Association en utilisant la fonctionnalité de rapprochement bancaire décrite ci-dessous.
Rapprocher un compte bancaire
Munissez vous de vos deux derniers relevés de comptes bancaires papier. Dans le relevé de compte, sélectionnez le compte bancaire à rapprocher ;
Puis cliquez sur le bouton Rapprocher sous le relevé de compte ;
L’écran suivant s’affiche :
Nom du compte
Le nom du compte sélectionné s’affiche en haut de l’écran.
1) Solde initial
Si vous n’avez pas encore fait de rapprochement dans B-Association, le solde initial sera égal à zéro. Il vous faut dans ce cas saisir le solde qui se trouve en haut de votre relevé de banque papier. Le nom de ce solde peut différer d’une banque à l’autre. Pour ma banque, il s’appelle « Ancien solde ».
2) Solde final
Saisissez le solde qui se trouve en bas de votre relevé de banque papier. Pour ma banque, il s’agit du « Nouveau solde ». Lorsque vous avez terminé et validé ce rapprochement, le Nouveau Solde est enregistré par B-Association et vous est proposé en tant que Solde Initial lors du prochain rapprochement.
Cliquez sur Valider.
L’écran de rapprochement s’affiche. Toutes les transactions du compte bancaire sélectionné qui n’ont pas encore été rapprochées s’affichent. Ce sont les écritures dont l’état est soit Vide, soit à C (Cochée).
Le nom du compte bancaire s’affiche en haut de l’écran.
Parcourez votre relevé de bancaire papier du haut en bas et recherchez dans cet écran, l’écriture correspondante. Comme dans le relevé de compte, vous pouvez effectuer des recherches dans la ou les colonnes de votre choix (débit, crédit, date, …) en cliquant sur la loupe de la colonne correspondante.
1) On retrouve ici le solde initial et final saisis dans l’écran précédent.
Différence = Solde final – Solde Initial
2) Pour pointer une écriture, sélectionnez la dans la liste et effectuez soit un double-clic sur la ligne de la liste pour la cocher, soit un clic sur le bouton Cocher/Décocher. La police de tous les libellés de la liste (date, tiers, catégorie, etc..)passe en bleu et un C (comme cochée)apparait dans la colonne Pt (Pointage).
Pour info, le bouton Cocher/Décocher inverse le contenu de la colonne Pt (Vide devient C et C devient Vide)
3) Vous avez ici le total des écritures cochées dans la colonne Débit et dans la colonne Crédit.
4) Le but du rapprochement est de cocher dans l’écran toutes les écritures comptables qui se trouvent sur votre relevé bancaire papier. Le montant Différence doit être dans ce cas égal à zéro. C’est à cette seule condition que le bouton Terminer devient actif.
5) Deux boutons sont à votre disposition ;
Annuler
Ce bouton vous permet de quitter l’écran sans valider votre rapprochement. La question suivante s’affiche ;
Si vous répondez Oui, les écritures pointées (un C est affiché dans la colonne Pt), resteront pointées lorsque vous reviendrez dans le relevé de compte. Ceci vous permet d’effectuer dans le relevé de compte, les ajouts, modifications ou suppressions nécessaires pour faire coïncider B-Assoc et votre relevé bancaire papier. Lorsque vous reviendrez dans l’écran de pointage, vous retrouverez les écritures cochées la fois précédente.
Si vous répondez Non, le pointage ne sera pas conservé.
Terminé
Ce bouton n’est actif que lorsque le montant Différence affiché en bas à droite de l’écran est égal à zéro. Dans ce cas, toutes les écritures Cochées passent automatiquement à Rapprochées. Un message vous informe lorsque cette opération est terminée
Le relevé de compte s’affiche à nouveau.
Les écritures sont bien passées à l’état R, Rapprochées. ET si je clique à nouveau sur Rapprocher. Le solde Initial correspond bien au solde final du dernier rapprochement.
