Comment commencer ?
La gestion des cotisations ne se limite pas à créer une cotisation et à enregistrer son ou ses paiements. C’est une démarche consiste à passer par plusieurs étapes avant d’arriver à la gestion de la cotisation proprement dite.
Pas d’inquiétude à avoir, cette démarche vous la connaissez déjà. Elle correspond à la réflexion que vous avez eue en conseil d’administration pour la gestion de vos cotisations ;
- quels types de cotisations fait on payer ?
- de quels montants ?
- qui peut bénéficier de tarifs préférentiels ?
- qui peut être exonéré de toute ou partie des cotisations ?
- etc …
Chaque association a mis en place ses propres règles de gestion des cotisations. Il va falloir désormais retranscrire ces règles dans B-Association.
Et dans B-Association ?
Pour mener à bien la gestion de vos cotisations, vous aurez un nombre de tâche à faire et dans un ordre précis. Ces tâches vous permettront d’automatiser la création et le calcul des cotisations dues par chaque adhérent. Il vous faudra donc ;
- paramétrer vos types d’adhérents
- mettre à jour votre liste d’adhérents
- gérer vos foyers
- créer une nouvelle période de cotisation
- gérer vos sections
- créer les cotisations
- saisir les paiements de cotisations
Les principes de gestion des cotisations existent depuis la version FREE 2.0.0, version FREE qui a été complétée et améliorée pour donner naissance aux versions PRO et WEB. Ces principes peuvent donc être mis en œuvre sur les trois versions FREE, PRO et WEB. Cette série de tutoriels a été entièrement réalisée avec la version PRO 5 de B-Association. Elle aurait très bien pu être mise en œuvre avec la version WEB.
Rien de tel qu’un exemple concret
Pour vous permettre de comprendre le fonctionnement de la gestion des cotisations dans B-Association, nous allons prendre un exemple concret. Je vais utiliser cet exemple pour vous expliquer la démarche, vous montrer en images les manipulations à faire dans le logiciel, tous ceci est respectant l’ordre décrit ci-dessus. Ce tutoriel est donc le premier d’une série qui va nous mener au terme de la gestion de vos cotisations.
Une nouvelle section
Dans la base DEMO de B-Association, j’ai reconstitué une association fictive (Maison pour tous) qui reproduit le fonctionnement d’une association de type MJC.
Nous avons décidé de créer une nouvelle section pour faire découvrir le fonctionnement d’Internet que l’on va nommer « Initiation à Internet« . Il nous faut désormais prendre un temps de réflexion pour savoir comment nous allons gérer les cotisations de cette nouvelle section. Cela se fait tout d’abord loin de votre ordinateur.
Nous prévoyons de faire payer :
– un droit d’entrée comme pour tout nouvel adhérent de l’association (15 €)
– une cotisation annuelle comme pour tout adhérent de l’association (10 €)
– la cotisation pour l’initialisation à Internet (40 €)
– une participation aux frais de consommation de papier et cartouche d’encre (15)
Cette formation « Initiation à Internet » va concerner principalement un public de séniors. Pour ces séniors, nous allons prévoir un tarif « Adulte » qui prendra en compte les prix définis ci-dessus. Nous pouvons également prévoir un tarif préférentiel pour les adolescents. Il y aura aussi un tarif pour notre animateur et on prévoit aussi un tarif pour Paul, notre membre d’honneur qui sera très certainement intéressé par cette formation.
Ci-dessous, un tableau qui récapitule le détail des différents tarifs retenus.
Tarif par défaut
B-Association part du principe que la majorité des adhérents vont payer les mêmes montants de cotisation et que quelques adhérents vont payer des tarifs préférentiels ou différents. Le but est donc de définir un tarif par défaut qui sera attribué à la majorité soit aux adultes et de prévoir des tarifs spéciaux pour les minorités.
Dans ma formation Initiation à Internet, je vais avoir un seul animateur, un seul membre d’honneur, quelques adolescents et beaucoup d’adultes. Je vais donc considérer que le tarif Adulte sera utilisé par la majorité des personnes inscrites à cette formation.
A quoi ce tarif par défaut va t il servir ?
Les taris par défaut seront déclarés au niveau de la période de cotisation pour le droit d’entrée et la cotisation annuelle, et au niveau de chaque section pour les cotisations 1 section et cotisation 2 section. Les cas particuliers comme les adolescents, animateurs et membres d’honneur seront gérés au niveau des types d’adhérents.
Les données du problème sont posées. Dans le prochain tutoriel, nous allons mettre en œuvre la première étape pour commencer la gestion de nos cotisations : créer les types d’adhérents.
