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  1. Explications

    Pour classer, archiver et retrouver facilement tous vosdocuments ou pièces comptables, tels qu’une facture, un ticket de carte bleue,un talon de chèque, etc., il est indispensable de les numéroter.  Pour vous aider dans cette tâche, B-Association peut vousaider à numéroter automatiquement vos pièces comptables.

     

    Activer / Désactiverla fonctionnalité.

    Comme il est préférable de classer vos documents comptablespar exercice comptable, l’activation de la numérotation se fait logiquement auniveau de l’écrande saisie d’un exercice comptable.

                Créer un exercice comptable

    Cliquez sur Comptabilité dans la page d’accueil ou sur Comptes et Relevé de compte dans le menu. Vous arrivez directementdans le relevé de compte. Cliquez ensuite sur le bouton « Gérer les exercices » ;




    Dans la liste des exercices,cliquez sur Nouveau. L’écran de saisie s’affiche ;





    Dans l’exemple ci-dessus, j’aisaisi le libellé de mon exercice : 2013(d’autres saisies sont possibles ; 2012-2013 ou 2012/2013 par exemple), enindiquant comme période du 1er janvier au 31 décembre de l’année2013. En tapant sur « Tabulation »pour passer de champ en champ, j’arrive sur le champ n° pièce comptable qui a été automatiquement complété par B-Association :2013-0000dans l’exemple.


    Le libellé de l’exercice a étérepris auquel a été ajouté un tiret et quatre zéros. Vous avez la possibilitéde personnaliser comme bon vous semble ce format mais il doit obligatoirementse terminer par quatre zéros. Exemple BA-2013-0000 ou TENNIS 2013 – 0000.

     

    Si vous nesouhaitez pas numéroter automatiquement vos pièces comptables,

    il vous suffit delaisser le champ N° pièce comptable vide.

     

     

    Saisie des écriturescomptables

    Lors de la saisie d’une nouvelle écriture comptable (boutonNouveau en dessous du relevé de compte), B-Association effectue automatiquementdeux opérations ;



    Date
    Par défaut c’est la datedu jour qui est automatiquement proposée ou la dernière date utilisée si vous avez déjà saisi d’autres transactionsavant celle-ci. Dans tous les cas,
    la date proposée est modifiable.


    N° pièce comptable
    B-Association a automatiquement recherché à quel exercicecomptable la date saisie correspond. Il a ensuite consulté le champ N° de piècecomptable de cet exercice. 

    • Si un numéro a été trouvé au niveau del’exercice comptable, B-Association propose automatiquement le n°suivant : 2013-0001 dans notre exemple,
    • S’il n’y a aucun n°, le champ N° de piècecomptable de l’écran de saisie de la transaction restera vide.

    Lorsque vous validerez l’écran de saisie de l’écriturecomptable, B-Association garde en mémoire le n° de pièce comptable saisi  et vérifies’il est plus grand que celui qui se trouve au niveau de l’exercice comptable. S’il est plus grandcomme dans notre exemple 2013-0001, il est enregistré dans l’exercice comptable,sinon c’est le n° existant dans l’exercice comptable qui est conservé.

    Cela permettra de proposer automatiquement le 2013-0002 lorsde la saisie d’une nouvelle écriture comptable et ainsi de suite.

     

    Modifier le n° piècecomptable
    Vous avez bien sûr, et comme pour tous les champs complétésautomatiquement par le logiciel, possibilité de modifier le numéroproposé : 2013-0001 dans notre exemple en 2013-0059 par exemple.B-Association vérifiera instantanément si le n° saisi n’a pas déjà été utilisédans l’exercice comptable correspondant. S’il a déjà été utilisé, un messaged’erreur vous en informera. Il vous faudra donc modifier votre saisie.

     

    Sauvegarde du n° saisi
    Même principe que ci-dessus, lors de la validation de l’écrande saisie de l’écriture comptable, B-Association enregistrera le n° saisi dansl’exercice comptable, seulement sil est plus grand que celui existant dansl’exercice comptable.

    Il n’y a pas de vérification denuméros manquants. Si le n° proposé par B-Association était 2013-0120 et quevous l’avez modifié en 2013-0126, c’est le numéro 2013-00126 qui seraenregistré dans l’exercice comptable et la prochaine saisie prendra le n°2013-0127. B-Association ne s’occupera pas que les n° 121 à 125 n’ont pas étéutilisés mais vous pourrez les utiliser en les saisissant manuellement si vousle souhaitez.


Il est indispensable de numéroter vos pièces comptables.Voici comment faire ...
Le 23/02/2013 09:59
Pièces comptables, numérotation
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