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  b - Cotisations : comment sont calculées les cotisations ?
Résumé
Le 28/11/2012 09:59
De nombreux paramètres vous permettent d'automatiser le calcul des cotisations. Voici comment les utiliser et comment B-Association les utilise pour calculer les cotisations, ...

Principes de base

La méthode de calcul des cotisations est la même pour toutes les versions, FREE, PRO et WEB.

B-Association peut gérer QUATRE types de cotisations différents. Chacun de ces types sont facultatifs et peuvent se cumuler ou non entres eux. Les quatre types sont ;

- Le droit d'entrée
- La cotisation annuelle
- La cotisation 1 de chaque section
- La cotisation 2 de chaque section.

Je vous remercie de consulter le tutoriel « 1 - Cotisations : Principes de base » qui vous donne la définition de ces quatre types de cotisations et qui vous explique l'importance des « Types d'adhérents » dans la gestion des cotisation.

Pour rappel, un type d’adhérent permet de gérer automatiquement un cas particulier de cotisations. Il vous faudra donc créer ;

-        un type d’adhérent « générique » qui vous permettra de gérer la plus grande partie de vos adhérents,
-        un type d’adhérent pour chaque cas particuliers différent.


Vous allez par exemple créer un type « Adhérent » sur lequel vous allez rattacher tous les adhérents qui doivent être gérés de manière générale, créer un type « Animateur », un type « Membres d’honneur », etc. car vous avez des personnes (des animateurs par exemple) dont les cotisations sont gérées de manières différentes.

 

EXPLICATIONS DÉTAILLES A L'AIDE D'UN EXEMPLE

Pour compléter le « 1 - Cotisations : Principes de base », voici un exemple concret qui vous montre comment paramétrer B-Association et comment le logiciel utilise ces paramètres pour calculer automatiquement la cotisation de chaque adhérent.


N'oubliez pas, tout calcul effectué automatiquement par  B-Association est modifiable manuellement.
 


Exemple

Pour illustrer cette démonstration, je vais prendre l’exemple très simple d’un club sportif dans lequel j’ai créé une section qui contient une dizaine de joueurs et un entraineur. Les joueurs et l’entraineur ne doivent pas être gérés de la même manière au niveau des cotisations car le club paie une partie des cotisations de l’entraineur en remerciement des services rendus.

 

Pour la saison 2012/2013, les montants de cotisations ont été fixés comme suit lors de la dernière assemblée générale ;

 

-        Droit d’entrée                :   0,00 €

-        Cotisation annuelle        : 15,00 €

-        Cotisation 1 section       : 45,00 € (licence club)

-        Cotisation 2 section       : 15,00 € (part Fédération)

 

Je souhaite dans mon exemple que mes joueurs paient l’intégralité de leurs cotisations et que l’entraineur

·         Ne paie que 15 €uros de licence club (cotisation 1 section dans l’exemple)

·         Ne paie pas la part fédération (cotisation 2 section dans l’exemple)

 

Droit d'entrée et cotisation annuelle

Les montants des droit d’entrée et de la cotisation annuelle sont des montants que vous fixez à chaque nouvelle période d’activités de l’association. Ils sont à déclarer dans l’écran de la Période de cotisation.

 

Cotisation 1 section et cotisation 2 section

Les montants de Cotisation 1 et 2 sections peuvent varier d’une section à une autre et sont donc déclarés dans chaque section.

 

Important : Dans l’exemple ci-dessus, le montant du « Droit d’entrée » saisi dans l’écran de la Période de cotisations a été laissé à zéro. B-Association considérera dans ce cas qu’aucun adhérent ne doit payer de droit d’entrée pour cette période et laissera le montant de droit d’entrée de chaque adhérent égal à zéro, même s’il existe un montant préférentiel dans le type d’adhérent.

 

Je souhaite dans mon exemple que mes joueurs paient l’intégralité de leurs cotisations et que l’entraineur

·         Ne paie que 15 €uros de licence club (cotisation 1 section dans l’exemple)

·         Ne paie pas la part fédération (cotisation 2 section dans l’exemple)

 

1)     Types d’adhérents

 

Pour automatiser la gestion des cotisations décrite ci-dessus, je vais créer deux types d’adhérents (Menu Gestion des adhérents > Onglet Personnaliser la gestion de vos adhérents > Onglet Types d’adhérents) ;

 

 

Critères

Entraineur

Joueur

Droit d’entrée

            Paie droit d’entrée       
    Montant préférentiel



Coché
0,00 €

 

Coché
0,00 €

Cotisation annuelle

            Paie cotisation annuelle
            Montant préférentiel

 

Coché
0,00 €

 

Coché
0,00 €

Cotisation 1 section

            Paie cotisation 1
            Montant préférentiel

 

Coché
15,00 €

 

Coché
0,00 €

Cotisation 2 section

            Paie cotisation 2
            Montant préférentiel

 

Décoché
0,00 €

 

Coché
0,00 €

 

Comment B-Association utilise t il ces critères ?

Lorsqu’un type de cotisation comme la cotisation annuelle par exemple est cochée dans le type de l’adhérent, cela signifie que B-Association attribuera à l’adhérent un montant de cotisation annuelle. Lorsque l’option est décochée, l’adhérent se verra attribué un montant de cotisation égal à ZERO.

 

Lorsque vous déclarez un montant préférentiel pour la cotisation annuelle dans le type de l’adhérent, c’est ce montant préférentiel qui sera attribué à l’adhérent. Si ce montant est laissé à zéro, c’est le montant déclaré dans la période de cotisation qui sera attribué à l’adhérent.

 

 

2)     Période de cotisation

Je créé ma période cotisation en cliquant sur Gestion des adhérents > Gestion des Cotisations > Gérer les périodes > Nouveau.

 

 

Période                       : 2012/2013
Du                               : 01/09/2012
Au                               : 31/08/2013
Droit d’entrée  :   0,00
Cotis annuelle : 15,00

 

Attention le paramétrage de cet écran est très important car il permet de définir les montants de cotisations que B-Association doit utiliser par défaut, c’est à dire, les montants qui concernent la plus grande partie de mes adhérents.

Le montant du droit d’entrée a été laissé à 0,00.  Cela signifie donc pour B-Association qu’ AUCUN adhérent ne paiera de droit d’entrée pour 2012/2013, et ce même si vous avez déclaré un montant préférentiel de droit d’entrée dans les types d’adhérents.

Le montant de cotisation annuelle saisi est de 15,00. Cela signifie que B-Association affectera  ce montant de 15 € à tous les adhérents dont l’option « Paie une cotisation annuelle » est cochée dans le « type d’adhérent » ET dont le montant préférentiel de Cotisation annuelle dans le « Type d’adhérent » est égal à zéro.

Vous trouverez une explication chiffrée et détaillée en exemple ci-dessous.

 

3) Section
Je créé ma section (menu Gestion des adhérents > Sections > Nouveau) et je la complète comme ceci ;

 


Libellé section       ; Juniors
Période                 : 2012/2013
Montant cotis 1      : 45,00
Montant cotis 2      : 15,00

 

Mêmes remarques que pour la période de cotisations,  le paramétrage de cet écran est très important car il permet de définir les montants de cotisations que B-Association doit utiliser par défaut, c’est à dire, les montants qui concernent la plus grande partie des adhérents de la section.

Si vous laissez le montant de cotisation 1 par exemple égal à ZERO, cela signifie donc pour B-Association qu’AUCUN adhérent ne paiera de cotisation 1 pour cette section pour 2012/2013, et ce même si vous avez déclaré un montant préférentiel de cotisation 1 section dans les types d’adhérents.

Cette remarque est valable également pour le montant de cotisation 2.
 

4) Création des cotisations

Que ce soit en utilisant le bouton « Initialiser » en dessous de la liste des cotisations pour générer automatiquement une cotisation par adhérent et par foyer pour la période sélectionnée, ou en créant manuellement les cotisations une à une à l’aide du bouton Nouveau, B-Association calcule chaque cotisation de la manière suivante ;

 

Déroulement du calcul pour la cotisation 1 section.

Le  montant de cotisation 1 section saisi dans la section est il égal à zéro ?

SI OUI
                       
Le montant de cotisation annuel de l’adhérent est égal à ZERO.

SI NON (45,00 € dans notre exemple)
           
B-Association vérifie le « Type d’adhérent » de l’adhérent. L’option « Paie la
               cotisation 1
 » est elle cochée ?

            SI NON
                        Le montant de cotisation 1 section de l’adhérent est égal à ZERO.

SI OUI
            B-Association vérifie le « Type d’adhérent » de l’adhérent. Un
               montant préférentiel a-t-il été saisi ?

            SI OUI
                        Montant cotisation 1 section = Montant préférentiel

SI NON
            Montant cotisation 1 section = Montant cotisation 1 section
       
      de la section.

 

Dans notre exemple, l’option Paie cotisation 1 est cochée dans les deux types d’adhérent. Les joueurs et l’entraineur paieront tous cette cotisations (à condition qu’un montant supérieur à zéro ait bien été saisi dans le montant Cotisation 1 de la section !).

Le montant préférentiel des joueurs est égal à zéro, B-Association affectera donc le montant de 45 € déclaré dans la section. Pour l’entraineur, c’est la somme de 15 € déclarée dans le type d’adhérent que B-Association retiendra.

 

Critères

Entraineur

Joueur

Cotisation 1 section

            Paie cotisation 1
            Montant préférentiel

 

Coché
15,00 €

 

Coché
0,00 €

           

Pour le montant de cotisation 2 section, pas de montant préférentiel dans les deux types d’adhérent. C’est donc le montant de 15 € saisi au niveau de la section qui sera attribué au joueurs. Le montant de cette cotisation pour l’entraineur sera égal à zéro puisque l’option est décochée dans le type d’adhérent.

 

Cotisation 2 section

            Paie cotisation 2
            Montant préférentiel

 

Décoché
0,00 €

 

Coché
0,00 €

 

La méthode est strictement identique pour le droit d’entrée,
la cotisation annuelle et les deux cotisations sections.

 

Dernière précision, tous les montants de chacun des quatre types de cotisations calculés par B-Association peuvent bien évidemment être modifiés manuellement si nécessaire.

 

5) Modification des paramètres d’un adhérent

Vous venez de créer vos cotisations et l’un de vos adhérents souhaite s’inscrire à une activité supplémentaire par exemple. Vous allez donc le rattacher à la section qui correspond à l’activité souhaitée par l’adhérent. Que se passe t il à ce moment là par rapport à la cotisation existante de cet adhérent ?


B-Association ne recalcule pas le nouveau montant de cotisation par rapport aux nouveaux paramètres (affectation sur une section supplémentaire dans l’exemple). C’est à vous de modifier manuellement les montants de la cotisation existante.

 

 

 

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