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Cotisations - Comment préparer une nouvelle saison ?
Résumé
Le 29/08/2013 10:01
Question qui revient régulièrement en cette période, voilà la marche à suivre.

En règle générale, nous assurons la gestion de notre association sur unepériode bien définie. Pour la grande majorité des associations, cette périodeest calquée, soit sur l'année civile, soit sur l'année scolaire. Certainsparlent de période, d'autres de saison ou d'exercice.


Et pour B-Association ?
Le logiciel apporte la plus grande souplesse possible dans cette gestion etpermet en fait de gérer deux "périodes" ; la période de cotisation et l'exercice comptable. Dans la pratique, ces deuxpériodes couvrent en principe la même plage de dates mais B-Associationautorise deux plages de dates différentes. Vous pouvez ainsi gérer votreexercice comptable sur l'année civile et votre période cotisation sur l'annéescolaire. Vous pouvez également gérer pour la période comme pour l’exercice, uneplage de date à votre convenance ; du 01/04/2013 au 31/03/2014 par exemple.


Quelques règles de base
Quelle que soit la plage de date choisie, il vous faudra simplement respecterces quelques règles de bon sens ;

- Deux périodes de cotisations ou deux exercices comptables ne peuvent pas sechevaucher (contrôlé par le logiciel),
- Ne laissez pas de "trou" entre 2 périodes ou 2 exercices (noncontrôlé par le logiciel).

Dans le second cas, ne créez pas par exemple un exercice comptable du01/09/2012 au 30/06/2013 en faisant commencer le suivant le 01/09/2013. Dans cecas, la période du 01 juillet au 31 août n'est couverte par aucun exercicecomptable. Si vous saisissez une écriture comptable ayant une date au 15/07,elle ne sera comptabilisée dans aucun exercice comptable et votre bilan serafaussé.


Commencer une nouvelle période
Que ce soit pour commencer votre gestion ou préparer une nouvellesaison pour les uns, une nouvelle période ou une nouvelle année pour d'autres, bref pour gérer les réinscriptions, un certain nombre de vérifications, de mises à jour et de saisies sontà réaliser en suivant un ordre logique.

Adhérents /Cotisations

Toutes les notions (types d’adhérents, sections, …) décritesci-dessous sont expliquées en détail dans le Tutorielcotisations.

 La création des cotisations nécessite d’avoir bien préparé auparavanttout ce qui concerne les adhérents ;

Types d’adhérents
Les paramètres de chacun de vos types d’adhérent ont peut être changésdepuis la période de cotisations précédente. Certains types d’adhérent paientdésormais la cotisation annuelle ou les montants préférentiels votés enassemblée ont été augmentés ou diminués.

Liste des adhérents
Contrairement à certainescroyances, il n’existe qu’une et une seule liste d’adhérents dansB-Association. C’est cette même liste que vous allez utiliser au fil dessaisons. Pour conserver un historique des saisons précédentes, utilisez lanotion de sections décrite ci-dessous.

Vérifiez donc que votre liste d’adhérentsoit bien à jour en y ajoutant les nouveaux, rendez inactifs ceux qui nerenouvellent pas leur adhésion.

Astuce

Certaines associations rendenttous leurs adhérents inactifs (voir letutoriel) en début de saison et les repassent en Actifs au fur et à mesure de leur réinscription. Ceci a pouravantage de savoir précisément où vous en êtes mais aussi de pouvoir utiliserle bouton Initialiser dans le modulecotisations pour que B-Association ajoute automatiquement une cotisation pourles derniers inscrits. 

Période de cotisation
La création d’une nouvelle périodevous permet d’en déterminer les dates de début et de fin, de fixer les montantsdu droit d’entrée et de la cotisation annuelle s’ils existent. Attention auxmontants saisis ou non ici, ils sont très importants (voir letutoriel).

Gérer les sections
Une section ne peut êtrerattachée qu’à une seule période. A chaque nouvelle période, créez vos sectionsque vous rattacherez à la nouvelle période créée. Affectez ensuite vosadhérents sur chacune des sections. Ceci vous permet de définir de nouveauxtarifs pour chaque section si nécessaire mais aussi de conserver en mémoire lacomposition des sections des années précédentes.

Gérer les foyers
Vérifiez que votre liste defoyers est à jour. N’y a-t-il pas de nouveaux foyers ou de nouveaux membres àrattacher aux foyers ? Tous les membres qui composent le foyer ont-ilsreconduit leur adhésion ? Pour un membre rattaché au foyer qui n’aurait pasreconduit son adhésion, il suffira de le rendre inactif, mais pour un Chef defamille, il faudra reconstituer le foyer.

Générer automatiquement les cotisations
Il ne vous reste plus qu’à créerles cotisations. Si vous avez bien effectué toutes les opérations précédemmentdécrites, il vous suffit de sélectionner la nouvelle période dans l’écran degestion des cotisations et de cliquer sur le bouton magique « Initialiser ».Le bouton Initialiser peut désormais être utilisé autant de fois que souhaité (VersionsWEB, PRO4 et supérieures), seules les nouveaux adhérents actifs seront ajoutésaux cotisations existantes.

B-Association générera automatiquement une cotisation pour chaque adhérent etpour chaque foyer en tenant compte pour chacun d’eux de leurs paramètrespersonnalisés et de leurs sections de rattachement.
Sachez que chaque cotisation générée automatiquement reste ensuite modifiableen cas de besoin. Il ne vous restera plus qu’à enregistrer pour chacun d’eux leou les paiements de leur cotisation.

 

Comptabilité

B-Association n’est pas un vrai logiciel de comptabilité. Ilfonctionne comme un simple compte de trésorerie. Vous ne trouverez donc pas desaisie en partie double, pas de notion de clôture d’exercice comptable, dereport d’un exercice sur un autre, de compte de résultat, etc…

Lorsque vous terminez un exercice comptable, il vous suffitdonc de ;

  • Imprimer votre bilan par exercice
  • Créer un nouvel exercice comptable.

Les écritures que vous saisissez sont rattachées à unexercice comptable lorsque la date de l’écriture est incluse dans la plage dedates couverte par l’exercice comptable.

 


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