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01 - Gestion par pôles : principes de base
Résumé
Le 18/07/2016 09:22
La nouvelle version de BAWEB vous propose désormais deux modes de fonctionnement : une gestion globale ou une gestion par pôles. Ce tutoriel vous présente le nouveau mode de gestion par pôles.

Vous le savez désormais, la version PRO la plus récente (PRO5 actuellement) et la version WEB sont développées en parallèle pour vous offrir les mêmes fonctionnalités. Il est d'ailleurs possible de passer de la version PRO à la version WEB ou inversement en récupérant l'intégralité de vos données.

Une fois n'est pas coutume, je vous propose une nouvelle version WEB dont les fonctionnalités ne seront pas implémentées dans la version PRO. La règle énoncée ci-dessus restera vraie. Malgré cette différence, il sera toujours possible de passer de PRO à WEB ou inversement.

 

UNE GESTION PAR PÔLES

Avec cette nouvelle version WEB, les notions de travail collaboratif et de partage prendront encore plus leur sens. Car hormis un nouveau logo, un nouveau look et une résolution d'écran augmentée, la nouvelle version WEB vous donnera surtout la possibilité de gérer votre association par pôles. Explications.

Actuellement, vous avez la possibilité dans BAWEB de créer des sections qui correspondent à des activités de votre association. Si je prends l'exemple de la base DÉMO de BAWEB, elle reconstitue une association de type MJC ou comité des fêtes qui propose différentes activités : Atelier créatif, yoga, couture, danse africaine. Ces activités sont gérées de manière globale, c'est à dire qu'une ou plusieurs personne gèrent pour l'ensemble de ces sections, les cotisations des adhérents, les activités, la comptabilité, l'envoi de courriers, de mail, etc...

Avec la nouvelle version, chaque section actuelle pourra être transformée en un pôle (pôle Atelier créatif, pôle Yoga, pôle Couture, ...) et chacun de ces pôles sera entièrement autonome dans sa gestion. Il gérera ses propres cotisations, sa propre compta, ses vides-greniers, ses activités, etc... sans voir la gestion des autres pôles et sans être vu des autres pôles. Seule l'association aura une vision globale de tous les pôles.

 

DÉFINITIONS

B-Association dans toutes ses versions (FREE, PRO, WEB) utilise son propre jargon (sections, activités, évènements, …) qui correspond je pense au fonctionnement de la majorité des associations.

Intégrer cette gestion par pôles a consisté à ajouter un niveau hiérarchique dans la gestion de votre association et de ce fait, de nouveaux termes font ainsi leur apparition (pôles, secteurs). J’ai essayé de trouver des termes facilement compréhensibles par tous mais surtout qui s’intègrent et complètent le jargon actuel de BAWEB.

Vous trouverez ci-dessous les définitions de chacun des termes employés par BAWEB.

 

Association
La définition la plus courante d’une association est « le regroupement de personnes pour réaliser une action commune ». Pour BAWEB, c’est l’entité qui va assurer la gestion globale de votre association, soit telle que vous la connaissez jusqu’à présent, soit par pôles. Même dans cette nouvelle version, BAWEB est prévu pour ne gérer qu’une seule association.

Activité / Événement
Pour BAWEB, il s’agit d’une activité ponctuelle (un loto, un repas dansant, un voyage, …). Pour la petite histoire, les premières versions de B-Association permettaient de créer un évènement qu’il était ensuite possible d’utiliser dans les écritures comptables pour obtenir un bilan comptable de l’évènement. Puis le module Activités a vu le jour. Pour compatibilité entre les versions, évènements et activités ont été conservés. Lorsque vous créez une activité, son équivalent est créé dans la liste des évènements pour utilisation dans le module compta.

Pôle
Un pôle est une sous-entité ou activité de l’association qui regroupe de manière facultative des secteurs et des sections, et  qui assure sa propre gestion (cotisations, courriers, compta, …) de manière indépendante des autres pôles.

Secteur
Un secteur permet de regrouper au sein d’un pôle plusieurs sections de même type (voir exemples ci-dessous). Les secteurs sont utilisables même si la gestion par pôles est désactivée.

Section
Une section permet de regrouper des adhérents sur une activité non ponctuelle et  sur une période donnée, période appelée dans BAWEB « Période de cotisation ». Cela peut être une adhésion annuelle à des cours de danse, à une activité de sculpture, à la pratique d’un sport, …

 

ME FAUT IL PASSER A UNE GESTION PAR PÔLES ?

Pour pouvoir répondre à cette question, demandez-vous simplement si vous souhaitez qu’un ou plusieurs sous-ensembles ou activités de l’association assurent eux-mêmes leur propre gestion ? Si vous répondez oui à cette question, alors vous pouvez envisager de mettre en œuvre la gestion par pôles.


Sachez que vous pouvez passer d'une gestion globale à une gestion par pôles ou inversement à tout moment dans BAWEB. Par contre au niveau de votre gestion, je pense qu'il serait plus judicieux de le faire lors d'un changement de saison, de période de cotisations ou d'exercice comptable.

 


EXEMPLES D'ORGANISATIONS

Pourvous aider à prendre cette décision, voici plusieurs exemples d’organisationd’associations qui pourraient être gérées par pôles.

 

Exemple 1 : organisationsimple

La base DÉMO fournie avec B-Association représente une association de type Maison pour tous ou Comité des fêtes qui propose plusieurs activités permanentes ;



Dans le fonctionnement actuel de BAWEB, c'est à dire en gestion globale, « Maison pour tous » dans le croquis ci-dessus représente l’association et l’oncréé une section pour chaqueactivité et chaque période de cotisation :

  • section atelier créatif 2015,
  • section couture 2015,
  • section danse 2015 
  • section yoga 2015
  • section atelier créatif 2016
  • section couture 2016
  • ...

Mêmedans une organisation très simple comme celle-ci, il sera possible de passer à une gestion par pôles (voir ci-dessous).




Chaquesection (couture, danse,…) devientun pôle qui gérera lui-même sessections, ses cotisations, sa comptabilité.




Exemple 2 : organisation de type "association sportive"

Prenonsl’exemple d’une association qui propose plusieurs activités sportivesdifférentes.




Dansla gestion globale actuelle de BAWEB, il faut créer une section pour chaquesport et chaque catégorie de joueurs comme par exemple :

  • Badminton- jeunes
  • Badminton– Adultes
  • Badminton– Séniors
  • BasketU12-U13
  • BasketU16-U17
  • Etc…

 

Avecce type d’organisation, il est également possible d’envisager une gestion parpôles. On créera quatre pôles(badminton, basket, tir à l’arc et football). Chaque pôle ne gérera plus queles sections qui le concernent :section jeunes, adultes, séniors pour le badminton par exemple. Les secteurs permettent simplement de clarifier l'organisation de vos sections.




Exemple 3 : organisation de type "MJC" ou "OFFICE MUNICIPAL DES SPORTS"

Cetype d’association propose de nombreuses activités regroupées par type, parthème.Avecce type d’organisation complexe, une gestion par pôles relève de l’évidence car ces associations sont déjà organisées par pôles.

 



Ilexiste bien sûr plusieurs possibilités pour la mise en place des pôles. Dans le cas présent, j’ai considéré que les pôles sont les blocs sur fond bleu, que chaque pôle gérera sespropres sections (blocs orange)regroupées en secteurs (blocs vert).


On aurait aussi pu occulter les blocs bleupour créer cinq pôles (blocs vert) ; arts manuels, Langues, Danses, … maisje pense que cela compliquerait les choses dans cette configuration.




EN RÉSUME


Vousl’avez désormais compris, BAWEB dans sagestion par pôle offre un niveau hiérarchique supplémentaire par rapport àune gestion globale. L’association peut ainsi gérer plusieurs pôles, eux-mêmes structurés en sections qui peuvent être regroupées ensecteurs.


Dansles différents exemples, nous avons vu qu’il était possible de positionner le« pôle » à différents endroits de la hiérarchie en fonction de votreorganisation. Essayez de vous mettre en situation de gestion, d’évaluer lescontraintes que cela poserai en termes d’organisation des saisies au sein devotre association  et essayez depositionner vos pôles de manière à ne pas tomber dans l’effet inverse de lasimplification attendue.


Les tutoriels suivants vous montreront en images cette fois comment mettre en œuvre la gestion par pôles.



TARIFS

Deux tarifs vous seront proposés. Le tarif de base vous permettra d'obtenir cinq connexions simultanées ainsi que la possibilité de gérer cinq pôles maximum ce qui devrait répondre à la majorité des besoins. Si vous avez besoin de plus de pôles, un second tarif vous donnera dix connexions simultanées et permettra de gérer dix pôles maximum.

Il ne sera pas possible de gérer plus de dix pôles avec BAWEB.






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