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  b - Cotisations : comment sont calculées les cotisations ?
Résumé
Le 28/11/2012 09:59
De nombreux paramètres vous permettent d'automatiser le calcul des cotisations. Voici comment les utiliser et comment B-Association les utilise pour calculer les cotisations, ...

Principes de base

La méthode decalcul des cotisations est la même pour toutes les versions, FREE, PRO et WEB.

B-Association peut gérer QUATRE typesde cotisations différents. Chacun de ces types sont facultatifs et peuvent secumuler ou non entres eux. Les quatre types sont ;

- Le droit d'entrée
- La cotisation annuelle
- La cotisation 1 de chaque section
- La cotisation 2 de chaque section.

Je vous remercie de consulter le tutoriel « 1 - Cotisations: Principes de base » qui vous donne la définition de ces quatretypes de cotisations et qui vous explique l'importance des « Typesd'adhérents » dans la gestion des cotisation.

Pour rappel, untype d’adhérent permet de gérer automatiquement un cas particulier decotisations. Il vous faudra donc créer ;

-        un type d’adhérent « générique » qui vouspermettra de gérer la plus grande partie de vos adhérents,
-        un type d’adhérent pour chaque cas particuliers différent.

Vous allez par exemple créer un type « Adhérent » sur lequel vous allezrattacher tous les adhérents qui doivent être gérés de manière générale, créerun type « Animateur », untype « Membres d’honneur »,etc. car vous avez des personnes (des animateurs par exemple) dont lescotisations sont gérées de manières différentes.

 

EXPLICATIONSDÉTAILLES A L'AIDE D'UN EXEMPLE

Pour compléter le « 1 - Cotisations :Principes de base », voici un exemple concret qui vous montrecomment paramétrer B-Association et comment le logiciel utilise ces paramètrespour calculer automatiquement la cotisation de chaque adhérent.


N'oubliez pas, tout calcul effectué automatiquement par  B-Association est modifiable manuellement.
 


Exemple

Pour illustrer cette démonstration, je vais prendrel’exemple très simple d’un club sportif dans lequel j’ai créé une section quicontient une dizaine de joueurs etun entraineur. Les joueurs etl’entraineur ne doivent pas être gérés de la même manière au niveau descotisations car le club paie une partie des cotisations de l’entraineur enremerciement des services rendus.

 

Pour la saison 2012/2013, les montants de cotisationsont été fixés comme suit lors de la dernière assemblée générale ;

 

-        Droit d’entrée                :   0,00 €

-        Cotisation annuelle        :15,00 €

-        Cotisation 1 section       :45,00 € (licence club)

-        Cotisation 2 section       :15,00 € (part Fédération)

 

Je souhaite dans mon exemple que mes joueurs paient l’intégralité de leurscotisations et que l’entraineur

·        Ne paie que15 €uros de licence club (cotisation 1 section dans l’exemple)

·        Ne paie pasla part fédération (cotisation 2 section dans l’exemple)

 

Droit d'entrée et cotisation annuelle

Les montants des droitd’entrée et de la cotisationannuelle sont des montants que vous fixez à chaque nouvelle périoded’activités de l’association. Ils sont à déclarer dans l’écran de la Période de cotisation.

 

Cotisation 1 section et cotisation 2 section

Les montants de Cotisation1 et 2 sections peuvent varier d’une section à une autre et sont doncdéclarés dans chaque section.

 

Important : Dans l’exemple ci-dessus, le montant du« Droit d’entrée » saisi dansl’écran de la Période de cotisationsa été laissé à zéro. B-Association considérera dans ce cas qu’aucun adhérent nedoit payer de droit d’entrée pour cette période et laissera lemontant de droit d’entrée de chaque adhérent égal à zéro, même s’il existe un montant préférentiel dansle type d’adhérent.

 

Je souhaite dans mon exemple que mes joueurs paientl’intégralité de leurs cotisations et que l’entraineur

·        Ne paie que15 €uros de licence club (cotisation 1 section dans l’exemple)

·        Ne paie pasla part fédération (cotisation 2 section dans l’exemple)

 

1)    Types d’adhérents

 

Pour automatiser la gestion des cotisations décriteci-dessus, je vais créer deux typesd’adhérents (Menu Gestion des adhérents> Onglet Personnaliser la gestion de vos adhérents >Onglet Types d’adhérents) ;

 

 

Critères

Entraineur

Joueur

Droit d’entrée

            Paie droit d’entrée       
    Montant préférentiel



Coché
0,00 €

 

Coché
0,00 €

Cotisation annuelle

            Paie cotisation annuelle
            Montant préférentiel

 

Coché
0,00 €

 

Coché
0,00 €

Cotisation 1 section

            Paie cotisation 1
            Montant préférentiel

 

Coché
15,00 €

 

Coché
0,00 €

Cotisation 2 section

            Paie cotisation 2
            Montant préférentiel

 

Décoché
0,00 €

 

Coché
0,00 €

 

Comment B-Association utilise til ces critères ?

Lorsqu’un type de cotisation comme la cotisationannuelle par exemple est cochée dansle type de l’adhérent, cela signifie que B-Association attribuera à l’adhérentun montant de cotisation annuelle. Lorsque l’option est décochée, l’adhérent se verra attribué un montant de cotisationégal à ZERO.

 

Lorsque vous déclarez un montant préférentiel pour la cotisationannuelle dans le type de l’adhérent,c’est ce montant préférentiel quisera attribué à l’adhérent. Si ce montant est laissé à zéro, c’est le montant déclaré dans la période decotisation qui sera attribué à l’adhérent.

 

 

2)     Période de cotisation

Je créé ma période cotisation en cliquant sur Gestion des adhérents > Gestion desCotisations > Gérer les périodes > Nouveau.

 

 

Période                       :2012/2013
Du                               :01/09/2012
Au                               :31/08/2013
Droit d’entrée  :   0,00
Cotis annuelle : 15,00

 

Attention le paramétrage de cetécran est très important car il permet de définir les montants de cotisations que B-Associationdoit utiliser par défaut, c’est à dire, les montants qui concernent la plusgrande partie de mes adhérents.

Le montantdu droit d’entrée a été laissé à 0,00.  Cela signifie doncpour B-Association qu’ AUCUN adhérent ne paiera de droit d’entrée pour2012/2013, et ce même si vous avez déclaré un montant préférentielde droit d’entrée dans les types d’adhérents.

Le montantde cotisation annuelle saisi est de 15,00. Cela signifie que B-Associationaffectera  ce montant de 15 € à tous lesadhérents dont l’option « Paie unecotisation annuelle » est cochéedans le « type d’adhérent » ETdont le montant préférentiel de Cotisation annuelle dans le « Typed’adhérent » est égal à zéro.

Voustrouverez une explication chiffrée et détaillée en exemple ci-dessous.

 

3) Section
Je créé ma section (menu Gestion des adhérents > Sections >Nouveau) et je la complète comme ceci ;

 


Libellésection       ; Juniors
Période                 : 2012/2013
Montant cotis 1      : 45,00
Montant cotis 2      : 15,00

 

Mêmesremarques que pour la période de cotisations, le paramétrage de cet écran esttrès important car il permet de définir les montants de cotisations queB-Association doit utiliser par défaut, c’est à dire, les montants quiconcernent la plus grande partie des adhérents de la section.

Si vouslaissez le montant de cotisation 1 par exemple égal à ZERO, cela signifie doncpour B-Association qu’AUCUN adhérent ne paiera de cotisation 1 pour cettesection pour 2012/2013, et ce même si vous avez déclaré un montant préférentiel decotisation 1 section dans les types d’adhérents.

Cetteremarque est valable également pour le montant de cotisation 2.
 

4)Création des cotisations

Que ce soiten utilisant le bouton « Initialiser » en dessousde la liste des cotisations pour générer automatiquement une cotisation paradhérent et par foyer pour la période sélectionnée, ou en créant manuellementles cotisations une à une à l’aide du bouton Nouveau,B-Association calcule chaque cotisation de la manière suivante ;

 

Déroulement du calcul pour la cotisation 1 section.

Le  montant de cotisation 1 section saisi dans la section est il égal à zéro ?

SI OUI
                       
Le montant de cotisation annuel del’adhérent est égal à ZERO.

SI NON (45,00 € dans notre exemple)
           
B-Association vérifie le « Type d’adhérent » de l’adhérent.L’option « Paie la
               cotisation 1
 »est elle cochée ?

            SI NON
                        Le montant de cotisation 1 section de l’adhérent estégal à ZERO.

SI OUI
            B-Association vérifie le« Type d’adhérent » del’adhérent. Un
               montant préférentiela-t-il été saisi ?

            SI OUI
                        Montant cotisation 1 section = Montantpréférentiel

SI NON
            Montant cotisation 1 section = Montant cotisation1 section
       
      dela section.

 

Dans notreexemple, l’option Paie cotisation 1 est cochée dans les deux types d’adhérent.Les joueurs et l’entraineur paieront tous cette cotisations (à condition qu’unmontant supérieur à zéro ait bien été saisi dans le montant Cotisation 1 de lasection !).

Le montantpréférentiel des joueurs est égal à zéro, B-Association affectera donc lemontant de 45 € déclaré dans la section. Pour l’entraineur, c’est la somme de15 € déclarée dans le type d’adhérent que B-Association retiendra.

 

Critères

Entraineur

Joueur

Cotisation 1 section

            Paie cotisation 1
            Montant préférentiel

 

Coché
15,00 €

 

Coché
0,00 €

           

Pour lemontant de cotisation 2 section, pas de montant préférentiel dans les deuxtypes d’adhérent. C’est donc le montant de 15 € saisi au niveau de la sectionqui sera attribué au joueurs. Le montant de cette cotisation pour l’entraineursera égal à zéro puisque l’option est décochée dans le type d’adhérent.

 

Cotisation 2 section

            Paie cotisation 2
            Montant préférentiel

 

Décoché
0,00 €

 

Coché
0,00 €

 

La méthode est strictement identique pour le droitd’entrée,
la cotisation annuelle et les deux cotisations sections.

 

Dernièreprécision, tous les montants de chacun des quatre types de cotisations calculéspar B-Association peuvent bien évidemment être modifiés manuellement sinécessaire.

 

5)Modification des paramètres d’un adhérent

Vous venezde créer vos cotisations et l’un de vos adhérents souhaite s’inscrire à uneactivité supplémentaire par exemple. Vous allez donc le rattacher à la sectionqui correspond à l’activité souhaitée par l’adhérent. Que se passe t il à ce momentlà par rapport à la cotisation existante de cet adhérent ?


B-Association ne recalculepas le nouveau montant de cotisation par rapport aux nouveaux paramètres (affectation surune section supplémentaire dans l’exemple). C’est à vous de modifiermanuellement les montants de la cotisation existante.

 

 

 

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